Aprobat:  
Semnătura: 2025codexsemnat 
Data adoptării: 
ID: 

Vă recomandăm să ascultați podcastul de prezentare a Recepția produselor alimentare

PO-HACCP-REC-01 RECEPȚIA ȘI APROVIZIONAREA

1. SCOP

Prezenta procedură stabilește metodologia și responsabilitățile pentru recepția materiilor prime, ingredientelor și materialelor auxiliare, pentru a asigura că acestea corespund cerințelor legale și standardelor interne de siguranță și calitate alimentară ale [Nume Companie]. Scopul este prevenirea, eliminarea sau reducerea la un nivel acceptabil a pericolelor care pot apărea în această etapă.

2. DOMENIU DE APLICARE

Procedura se aplică tuturor achizițiilor de materii prime și materiale care intră în contact cu produsul alimentar și este obligatorie pentru personalul implicat în procesul de achiziție, recepție și depozitare, la toate punctele de recepție ale companiei.

3. RESPONSABILITĂȚI

• 3.1. Responsabil Achiziții:

  • Selectează și evaluează furnizorii pe baza listei de furnizori autorizați.
  • Efectuează comanda de aprovizionare.

• 3.2. Responsabil Recepție:

  • Efectuează inspecția vizuală a mijlocului de transport.
  • Realizează recepția documentară, cantitativă și calitativă.
  • Completează formularele specifice și registrul de recepție.
  • Utilizează echipamentele de control (termometru, scanner etc.).

• 3.3. Șef Producție / Responsabil Calitate:

  • Decide prelevarea de probe pentru analiză.
  • Gestionează neconformitățile și ia decizia finală (acceptare/respingere).

• 3.4. Responsabil Depozit:

  • Asigură transferul și depozitarea corectă a mărfii recepționate.
  • Aplică și monitorizează principiile FIFO/FEFO.

4. Schema fluxului

5. DESCRIEREA PROCEDURII

5.1. Pasul 1: Comandă și Selecție Furnizori

• Cine: Responsabil Achiziții
• Acțiune: Se plasează comanda de aprovizionare exclusiv către furnizori incluși în „Lista furnizorilor autorizați”. Se asigură că cerințele de calitate și siguranță alimentară sunt clar specificate în comandă.

5.2. Pasul 2: Primirea Transportului la Rampă

• Cine: Responsabil Recepție
• Acțiune: Se verifică integritatea, starea de curățenie și igienă a mijlocului de transport. Pentru produsele care necesită temperatură controlată, se măsoară și se înregistrează temperatura din interiorul vehiculului.
• Echipament: Termometru digital cu sondă.
• Formular: Se notează temperatura în Formular de Control Temperatură (F03-Temperatură). Orice neconformitate (murdărie, dăunători, temperatură neconformă) duce la respingerea transportului înainte de descărcare.

5.3. Pasul 3: Recepția Documentară

• Cine: Responsabil Recepție
• Acțiune: Se solicită și se verifică cu atenție documentele însoțitoare ale mărfii:
  • Factură / Aviz de însoțire.
  • Certificat de Calitate / Declarație de Conformitate / Fișe tehnice.
  • Buletin de analiză (unde este cazul).
  • Se verifică corespondența datelor de pe documente cu marfa ce urmează a fi recepționată. Se acordă o atenție deosebită termenelor de valabilitate.

5.4. Pasul 4: Recepția Cantitativă și Calitativă

• Cine: Responsabil Recepție (sub supravegherea Responsabilului Calitate, dacă este necesar)
• Acțiune: Se descarcă marfa și se efectuează următoarele controale:
  • Verificare cantitativă: Se numără/cântărește marfa pentru a corespunde cu datele din factură.
  • Verificare vizuală (calitativă): Se inspectează integritatea ambalajelor (fără rupturi, scurgeri, deformări, semne de mucegai sau infestare).
  • Controlul temperaturii produsului: Pentru produsele perisabile (refrigerate/congelate), se măsoară temperatura internă a produsului.
  • Prelevare de probe: La decizia Șefului de Producție / Responsabilului Calitate, se pot preleva probe pentru analize de laborator.

5.5. Pasul 5: Înregistrare și Etichetare Internă

• Cine: Responsabil Recepție
• Acțiune: Toate rezultatele verificărilor (documentare, cantitative, calitative, temperatură) se înregistrează în Registrul de Recepție Materii Prime sau în formularul specific F02-Recepție.
  • Dacă lotul este conform, marfa se etichetează intern (dacă procedura internă o impune) cu informații esențiale: denumire produs, lot furnizor, data recepției, data expirării, lot intern etc.

5.6. Pasul 6: Depozitare

• Cine: Responsabil Depozit
• Acțiune: Marfa acceptată este transportată imediat în spațiile de depozitare corespunzătoare:
  • Zona de depozitare uscată (ambient).
  • Zona de depozitare refrigerată (0°C – 4°C).
  • Zona de depozitare congelată (-18°C sau mai puțin).
  • Se respectă cu strictețe condițiile de igienă și temperatură ale spațiului. Așezarea produselor se face astfel încât să se asigure o bună circulație a aerului.

5.7. Pasul 7: Aplicarea Regulii FIFO / FEFO

• Cine: Responsabil Depozit
• Acțiune: Produsele depozitate vor fi gestionate și livrate către producție respectând:
  • FEFO (Primul care Expiră, Primul Ieșit): Pentru produsele cu termene de valabilitate scurte.
  • FIFO (Primul Intrat, Primul Ieșit): Pentru produsele cu termene de valabilitate lungi sau fără dată de expirare (ex: materiale de ambalaj).

6. ÎNREGISTRĂRI

• Formular de Recepție (F02-Recepție) – Include datele de identificare, verificările documentare, cantitative și calitative.
• Formular de Control Temperatură (F03-Temperatură) – Înregistrează temperaturile la recepție pentru produsele perisabile.
• Registrul de Recepție Materii Prime – Centralizează toate intrările de marfă. R 03-01
• Registru de Neconformități – Se completează în cazul respingerii unui lot.

🔒 Notă: Respectarea acestei proceduri este parte integrantă din Planul HACCP și este obligatorie pentru toți angajații implicați în procesul de păstrare și expunere a produselor alimentare.

6.1. REGISTRUL PRIVIND CONTROLUL LA RECEPŢIE

Cod: R 03-01 (propunere)

1. MANAGEMENT

1.1. Indicatori Cheie de Performanță (KPI) pentru Procedura PO-HACCP-REC-01

1.1.1. Rata de Conformitate a Furnizorilor

• Obiectiv: Măsurarea calității și fiabilității furnizorilor prin evaluarea procentului de livrări care respectă integral cerințele de siguranță și calitate la punctul de recepție. Un KPI ridicat indică o bază de furnizori solidă și reduce riscurile înainte ca acestea să ajungă la rampă.
• Metoda de Calcul: ( (Numărul total de livrări primite fără nicio neconformitate) / (Numărul total de livrări primite de la toți furnizorii) ) * 100
• Sursa Datelor: Registrul de Recepție Materii Prime (F02-Recepție) și Registrul de Neconformități.
• Frecvența Măsurării: Lunar și Trimestrial (pentru analiza tendințelor).
• Țintă Exemplu: > 98%

1.1.2. Numărul și Tipul Neconformităților la Recepție

• Obiectiv: Monitorizarea eficacității punctului de control de la recepție prin cuantificarea și clasificarea tuturor abaterilor identificate. Acest KPI ajută la identificarea problemelor recurente (ex: un anumit produs vine constant cu temperatura greșită) și la ajustarea măsurilor de control.
• Metoda de Calcul: Numărarea absolută a tuturor loturilor respinse sau acceptate cu observații, clasificate pe categorii de defect:
  • Temperatură neconformă
  • Ambalaj deteriorat
  • Documentație incorectă/lipsă
  • Termen de valabilitate necorespunzător
  • Aspect/calitate neconforme
• Sursa Datelor: Registrul de Neconformități, notele de pe Formularul de Recepție (F02-Recepție).
• Frecvența Măsurării: Săptămânal și analiză lunară.
• Țintă Exemplu: < 5 neconformități majore pe lună (o neconformitate majoră fiind una care impune respingerea totală a lotului).

1.1.3. Acuratețea Implementării FIFO/FEFO și a Gestionării Stocurilor

• Obiectiv: Verificarea eficienței procesului de depozitare și a respectării regulilor de rotație a stocurilor pentru a minimiza riscul de expirare a produselor și pierderile financiare asociate. Acest KPI măsoară disciplina internă după finalizarea recepției.
• Metoda de Calcul: ( (Numărul de controale interne prin sondaj unde produsele sunt aranjate corect conform FIFO/FEFO) / (Numărul total de controale interne efectuate) ) * 100
• Sursa Datelor: Rapoarte de audit intern sau check-liste de verificare prin sondaj în depozite.
• Frecvența Măsurării: Bilunar sau Lunar.

Țintă Exemplu: 100% conformitate în controalele efectuate.

EXPLICAȚII DETALIATE

1.2. PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ DETALIATĂ: RECEPȚIA ȘI APROVIZIONAREA (PO-HACCP-REC-01)

1.2.1.  INTRODUCERE ȘI SCOP

Această procedură reprezintă un pilon fundamental al sistemului de siguranță alimentară (HACCP) implementat în cadrul companiei Recepția materiilor prime este prima etapă în care pericolele externe (biologice, chimice, fizice) pot pătrunde în unitate.

Scopul principal este de a stabili un set clar și riguros de reguli pentru a ne asigura că fiecare ingredient, ambalaj sau material auxiliar pe care îl primim este sigur, conform și de calitate corespunzătoare. Prin respectarea acestei proceduri, urmărim să prevenim, să eliminăm sau să reducem la un nivel acceptabil orice risc potențial asociat materiilor prime, protejând astfel sănătatea consumatorilor și integritatea produselor noastre.

1.2.2. DOMENIU DE APLICARE ȘI RESPONSABILITĂȚI

Procedura este obligatorie și se aplică tuturor materialelor recepționate și întregului personal cu atribuții în lanțul de aprovizionare. Responsabilitățile sunt clar delimitate pentru a asigura un control eficient:

• Responsabilul de Achiziții acționează ca un prim filtru. El are datoria de a colabora exclusiv cu furnizori de încredere, verificați și aprobați în prealabil, asigurându-se că aceștia înțeleg și pot respecta standardele noastre de calitate.
• Responsabilul de Recepție este gardianul porții de intrare a materiilor prime. Acesta efectuează controalele esențiale – de la inspecția camionului până la verificarea fiecărui document și produs în parte. El este cel care înregistrează datele, utilizând echipamente specifice precum termometre, și completează documentația ce stă la baza trasabilității.
• Șeful de Producție / Responsabilul de Calitate intervine ca o autoritate superioară de control. El are competența de a decide efectuarea unor verificări suplimentare (cum ar fi trimiterea de probe la laborator) și deține decizia finală în cazuri de neconformitate, asigurând că niciun produs dubios nu este acceptat.
• Responsabilul de Depozit preia ștafeta după ce marfa a fost acceptată. Rolul său este crucial în a menține calitatea produselor prin depozitarea lor imediată în condiții optime de temperatură și igienă și prin aplicarea corectă a principiilor de rotație a stocurilor (FIFO/FEFO), pentru a preveni învechirea sau expirarea.

1.2.3. DESCRIEREA DETALIATĂ A FLUXULUI OPERAȚIONAL

Fiecare pas al procedurii este conceput pentru a construi un sistem de bariere multiple împotriva riscurilor:

Pasul 1: Comanda și Selecția Furnizorilor – Fundația Controlului

• De ce este important? Orice proces de recepție reușit începe cu o achiziție inteligentă. Nu putem obține produse sigure din surse nesigure.
• Cum se face? Responsabilul de Achiziții consultă „Lista furnizorilor autorizați”, un registru intern ce conține doar parteneri care au demonstrat în timp că respectă normele de siguranță alimentară. Comanda este plasată formal, specificând clar toate cerințele (ex: temperatură de transport, tip de certificare necesar).

Pasul 2: Primirea Transportului la Rampă – Verificarea Vehiculului

• De ce este important? Starea mijlocului de transport poate afecta direct siguranța produselor. Un camion murdar sau cu temperatura necorespunzătoare poate contamina sau degrada întreaga marfă.
• Cum se face? Înainte de descărcare, Responsabilul de Recepție inspectează vizual vehiculul: este curat? Nu există semne de dăunători? Este în bună stare tehnică? Pentru produsele perisabile (carne, lactate etc.), se folosește un termometru calibrat pentru a măsura temperatura ambientală din camion. Aceasta se notează în formularul F03-Temperatură. Dacă oricare dintre aceste aspecte este neconform, marfa nu se descarcă, iar transportul este respins.

Pasul 3: Recepția Documentară – Verificarea "Actelor"

• De ce este important? Documentele oferă informații vitale despre produs: originea, valabilitatea, certificările de calitate. O neconcordanță în acte poate semnala o problemă serioasă.
• Cum se face? Se confruntă marfa cu documentele primite (factură, aviz). Se verifică cu maximă atenție:
  • Termenul de valabilitate: Este suficient de lung pentru a permite procesarea și consumul în siguranță?
  • Certificatele de calitate/conformitate: Atestă acestea că produsul respectă normele legale și standardele solicitate?
  • Buletinele de analiză: (dacă se aplică) Confirmă acestea absența contaminanților?

Pasul 4: Recepția Cantitativă și Calitativă – Inspecția Fizică a Produsului

• De ce este important? Aceasta este verificarea finală, cea mai concretă. Aici se pot descoperi defecte vizibile sau abateri de la standarde.
• Cum se face? Marfa este descărcată și inspectată bucată cu bucată sau prin sondaj:
  • Cantitativ: Corespunde numărul de bucăți/kilograme cu cel de pe factură?
  • Calitativ (vizual): Ambalajele sunt intacte? Nu există cutii rupte, borcane sparte, pungi vidate care au pierdut vidul, semne de mucegai sau mirosuri neplăcute?
  • Temperatura produsului: Se introduce sonda termometrului în produs (între două ambalaje sau direct, dacă procedura permite) pentru a verifica dacă temperatura internă este în limitele critice acceptate (ex: sub 4°C pentru refrigerate, sub -18°C pentru congelate).

Pasul 5: Înregistrare și Etichetare – Asigurarea Trasabilității

• De ce este important? Fără o înregistrare corectă, întregul proces de control este inutil. Aceste date asigură trasabilitatea – capacitatea de a urmări un produs înapoi la sursa sa în caz de probleme.
• Cum se face? Toate datele colectate (de la temperatură la observații calitative) se notează în formularul F02-Recepție sau în registrul centralizator. Dacă marfa este acceptată, i se poate aplica o etichetă internă. Aceasta funcționează ca un "buletin de identitate" intern, permițând identificarea rapidă a lotului, a datei de recepție și a datei de expirare pe parcursul depozitării și producției.

Pasul 6 și 7: Depozitarea și Rotația Stocurilor – Menținerea Calității

• De ce este important? O recepție perfectă poate fi ruinată de o depozitare greșită. Condițiile de mediu și o rotație corectă a stocurilor sunt esențiale pentru a preveni alterarea și risipa.
• Cum se face? Marfa este transportată imediat în spațiul de depozitare adecvat. Produsele congelate merg la congelator, cele refrigerate la frigider, iar cele ambientale în depozitul uscat. Responsabilul de Depozit aranjează produsele astfel încât să respecte principiul FEFO (se consumă întâi produsele care expiră cel mai repede) sau, alternativ, FIFO (se consumă produsele în ordinea în care au intrat). Acest lucru garantează că produsele mai vechi sunt utilizate primele.

1.2.4. ÎNREGISTRĂRI – MEMORIA SISTEMULUI

Toate formularele completate în timpul acestui proces (F02-Recepție, F03-Temperatură, Registrul de Neconformități) nu sunt simple hârtii, ci constituie dovada legală a faptului că unitatea și-a îndeplinit obligațiile de control. Aceste înregistrări sunt esențiale în timpul auditurilor (interne sau externe) și în cazul unei alerte alimentare, permițând o investigație rapidă și eficientă.

{doar_site}

{doar_site}