Ghidul CXG 102-2023 pentru audituri și inspecții la distanță în controlul importului și exportului alimentelor. Descoperă principiile, cerințele și bunele practici pentru asigurarea competenței laboratoarelor de testare.

CXG 102-2023
Adoptat în 2023
Sursa: Codex Alimentarius

1. Preambul/Introducere

Activitățile de audit și inspecție la distanță, deși prezintă unele provocări, pot oferi beneficii semnificative autorităților competente și afacerilor din domeniul alimentelor, oferind în același timp un nivel adecvat de supraveghere de către autoritățile naționale competente. Aceste activități pot, de asemenea, să asigure continuitatea activităților legate de audit și inspecție atunci când vizitele fizice nu sunt practice.

Pe măsură ce tehnologia continuă să se dezvolte, oferind un potențial crescut pentru desfășurarea activităților la distanță, este important ca utilizarea acestei tehnologii de către autoritățile competente să fie convenită și aplicată transparent.

Auditul sau inspecția la distanță poate îmbunătăți eficacitatea și eficiența controalelor oficiale în condițiile potrivite. Activitățile de audit sau inspecție la distanță nu ar trebui să crească costurile pentru desfășurarea controalelor oficiale, deoarece ar trebui să se țină cont de disponibilitatea tehnologiei existente.

Aceste principii și ghiduri completează textele actuale Codex atunci când autoritățile competente consideră desfășurarea întregului sau a unei părți a unui audit sau inspecție, la distanță. Textele relevante actuale includ, dar nu se limitează la:

1. Principiile și Ghidurile pentru Sisteme Naționale de Control Alimentar (CXG 82-2013);
2. Principiile și Ghidurile pentru Monitorizarea Performanței Sistemelor Naționale de Control Alimentar (CXG 91-2017);
3. Principiile și Ghidurile pentru Schimbul de Informații între Țările Importatoare și Exportatoare pentru Susținerea Comerțului cu Alimente (CXG 89-2016); 
4. Ghiduri pentru Proiectarea, Operarea, Evaluarea și Acreditarea Sistemelor de Inspecție și Certificare a Importurilor și Exporturilor Alimentare (CXG 26-1997) (și în special Anexa privind Principiile și Ghidurile pentru Desfășurarea Evaluărilor Sistemelor Oficiale de Inspecție și Certificare Străine).
5. Principiile Generale ale Igienei Alimentare (CXC 1-1969);
6. Codul de Practică pentru Igiena Cărnii (CXC 58-2005);
7. Codul de Practică pentru Produsele de Pește și Pescuit (CXC 52-2003);
8. Codul de Practică pentru Igiena Laptelui și a Produselor din Lapte (CXC 57-2004).

2. Scop

Scopul acestor principii și ghiduri este de a asista autoritățile competente în utilizarea activităților de audit și inspecție la distanță.

Domeniul de aplicare al acestor principii și ghiduri este utilizarea auditului și inspecției la distanță ca instrument opțional pentru a susține desfășurarea eficientă a controalelor oficiale atât în cadrul sistemului național de control alimentar al unei țări (NFCS), cât și evaluarea NFCS al unei țări exportatoare, sau a unei părți relevante a acestuia.

3. Definiții

Audit sau Inspecție la Distanță: Un audit sau o inspecție în care auditorul(i) sau inspectorul(i) nu sunt fizic prezenți la locul care trebuie auditat sau inspectat, iar activitățile lor sunt desfășurate la distanță.

4. Exemple de activități de audit sau inspecție la distanță

Activitățile de audit și inspecție la distanță pot fi considerate fie „parțiale”, când doar unele părți sunt desfășurate la distanță, fie „complete”, când toate părțile sunt finalizate la distanță. Exemple de activități de audit sau inspecție care pot fi desfășurate la distanță includ, dar nu se limitează la, una sau o combinație din următoarele:

1. Streaming video live: Când imagini video live sunt transmise de pe un site de audit sau inspecție ghidate de un auditor sau inspector al autorității competente, observând condițiile de operare în timp real.
2. Video preînregistrat: Unde un video preînregistrat este realizat la cererea unui auditor sau inspector și trimis electronic acestuia pentru evaluare.
3. Revizuire de pe desktop a documentației la distanță: Când dovezile documentare sau datele sunt trimise pentru revizuire de către o echipă de audit/inspecție a autorității competente pentru a confirma că activitățile necesare au fost întreprinse sau rezultatele au fost atinse. Aceste date ar putea include imagini fotografice și/sau video.
4. Colectare la distanță a informațiilor de măsurare: Unde o autoritate competentă poate accesa date transmise de la dispozitive și echipamente de măsurare, de exemplu, înregistrări de temperatură sau alte date capturate electronic raportate direct către acea autoritate competentă.
5. Interviu virtual: Unde o autoritate competentă desfășoară interviuri la distanță cu un operator economic din domeniul alimentelor (FBO) și/sau alte autorități competente pentru a evalua conformitatea și a înțelege sistemele și procesele.

5. Principii

Multe dintre principiile și considerațiile de bază sunt aceleași atât pentru audituri sau inspecții fizice, cât și pentru cele la distanță. Ținând cont de natura auditurilor și inspecțiilor la distanță, la decizia de a utiliza sau nu instrumentele de audit și inspecție la distanță și când să le folosească, autoritățile competente ar trebui să ia în considerare următoarele:

Principiul 1: Activitățile de audit și inspecție la distanță completează și, în unele cazuri, pot înlocui auditurile sau inspecțiile fizice

Activitățile de audit sau inspecție la distanță pot fi folosite ca singurul instrument pentru verificarea conformității unui proces, unei facilități sau a Sistemului Național de Control

Alimentar (NFCS) sau a unei părți a acestuia, sau pot fi utilizate în combinație cu audituri sau inspecții fizice. Utilizarea acestui instrument este la discreția autorităților competente participante sau a operatorilor economici din domeniul alimentelor (FBO), în funcție de acordul lor privind potrivirea, compatibilitatea și suportul tehnologic. Autoritățile competente ar trebui să fie conștiente că auditurile sau inspecțiile la distanță pot să nu fie adecvate pentru toate operațiunile de afaceri din domeniul alimentelor sau pentru toate autoritățile competente.

Principiul 2: Activitățile de audit și inspecție la distanță ar trebui să fie aliniate cu activitățile de audit și inspecție fizice

Procesele relevante pentru desfășurarea unui audit sau inspecție fizică se vor aplica în mod similar procesului la distanță, cum ar fi notificarea suficientă a necesității și planificarea unei activități, scopul, criteriile de audit, pregătirea evaluării, întâlnirile de deschidere și închidere, furnizarea de feedback și rapoarte preliminare pentru comentarii, și alte activități menționate în îndrumările relevante.

Principiul 3: Ar trebui folosită o abordare bazată pe risc la decizia de a desfășura o activitate de audit sau inspecție la distanță

Autoritățile competente ar trebui să desfășoare activități de audit și inspecție la distanță într-un mod proporțional cu riscurile prezentate, notând:

• frecvența acestor audituri sau inspecții nu ar trebui să fie mai mare decât cea justificată de riscul prezentat și de performanța FBO sau NFCS în întregime sau în parte; și
• domeniul de aplicare al auditurilor sau inspecțiilor la distanță ar trebui să fie clar definit și convenit de ambele părți și va fi determinat de risc.

Principiul 4: Activitățile de audit și inspecție la distanță ar trebui să fie planificate și desfășurate într-un mod cooperant

Planificarea și implementarea activităților de audit și inspecție la distanță ar trebui să fie desfășurate într-un mod cooperant, ținând cont de nivelul tehnologiei accesibile operatorului economic din domeniul alimentelor și/sau autorității competente a țării exportatoare pentru a susține activitățile propuse. Considerațiile ar trebui să includă tehnologia disponibilă, acoperirea internetului, lățimea de bandă a internetului, conectivitatea wireless, elementele structurale impedimentale ale clădirilor și calitatea gestionării și prezentării informațiilor, care sunt doar câteva elemente ce pot influența succesul activității la distanță.

Principiul 5: Protecția informațiilor confidențiale

Mecanismul folosit pentru schimbul de informații în timpul unui audit sau inspecție la distanță este diferit față de cel folosit în timpul unui audit sau inspecție fizică și aduce provocări suplimentare. Toate precauțiile necesare ar trebui luate pentru a proteja confidențialitatea indivizilor și pentru a preveni orice acces neautorizat la, și utilizarea datelor personale și a informațiilor confidențiale. Atunci când astfel de condiții nu pot fi garantate, un audit sau o inspecție fizică poate fi adecvată.

6. Roluri și responsabilități

Rolurile și responsabilitățile autorităților competente și entităților care urmează să fie auditate sau inspectate sunt similare în activitățile de audit sau inspecție la distanță și fizice. Cu toate acestea, pot fi necesare responsabilități suplimentare pentru facilitarea desfășurării acestor activități la distanță.

Autoritățile competente care desfășoară audituri și/sau inspecții la distanță ar trebui să:

1. revizuiască legislația pentru a asigura că aceasta sprijină activitățile de audit și inspecție la distanță, după caz;
2. stabilească programe, politici și proceduri de audit și inspecție care să detalieze condițiile și scenariile pentru utilizarea auditului și inspecției la distanță versus cele fizice, după caz; și
3. ofere direcții clare entităților care urmează să fie auditate sau inspectate (de exemplu, FBO și alte autorități competente) privind cerințele de tehnologie a informației și comunicațiilor necesare pentru executarea cu succes a auditului/inspecției la distanță și să determine dacă astfel de cerințe sunt fezabile.

Entitățile care urmează să fie auditate sau inspectate ar trebui să:

1. asigure că înțeleg disponibilitatea și accesul lor la tehnologiile necesare pentru a facilita activitățile de audit și inspecție la distanță atunci când există o cerință rezonabilă stipulată de o autoritate competentă; și
2. să indice clar capacitatea și angajamentul lor de a se implica în audituri sau inspecții la distanță, sau dacă un audit sau o inspecție fizică ar fi opțiunea lor preferată.

7. Planificare și implementare

Deși activitățile de audit și inspecție la distanță urmează în general pași similari cu cei ai activităților de audit sau inspecție fizice, există considerații importante care vor contribui la implementarea lor de succes.

7.1 Planificare

Următoarele puncte ar trebui luate în considerare atunci când se planifică activitățile de audit și inspecție la distanță:

1. Timpul: Autoritățile competente ar trebui să ofere notificări cu suficient timp înainte pentru a permite un timp rezonabil pentru planificarea activităților. Ora sau data auditului ar trebui să fie convenită între autoritățile competente și/sau entitățile care urmează să fie auditate sau inspectate. Atunci când există diferențe semnificative de fus orar între locația auditorului sau inspectorului și autoritatea competentă sau operatorul economic din domeniul alimentelor (FBO), orele de funcționare ale afacerii alimentare sau ale autorității competente care urmează să fie auditate sau inspectate ar trebui să primească prioritate atunci când se stabilește un timp pentru desfășurarea unui audit sau inspecție la distanță, pentru a asigura că activitățile de audit și inspecție la distanță sunt realizate în timpul orelor standard de funcționare.
2. Calificări: Auditorii sau inspectorii care desfășoară auditul sau inspecția la distanță ar trebui să fie la fel de calificați și competenți ca și în cazul unui audit sau inspecție fizică. Poate exista o nevoie suplimentară de competență în aplicarea oricăror tehnologii utilizate în timpul activității de audit sau inspecție la distanță.
3. Tehnologie: Ar trebui luate în considerare tehnologiile necesare pentru un audit sau inspecție la distanță, inclusiv:
   1. dacă accesul la tehnologia relevantă necesară pentru un audit sau inspecție la distanță este o cerință rezonabilă;
   2. dacă utilizarea tehnologiei propuse rămâne cea mai adecvată abordare sau dacă alte tipuri de audit sau inspecție la distanță ar putea oferi nivelul necesar de asigurare;
   3. dacă asistența tehnică sau suportul este disponibil pentru operatorii economici din domeniul alimentelor (FBO) și/sau autoritățile competente în ceea ce privește tehnologia identificată;
   4. testarea conexiunilor și a sistemelor de tehnologie a informației între autoritatea competentă și FBO, și între autoritățile competente pentru a asigura un audit de succes; și
   5. acordarea de către ambele părți a unor măsuri de contingență atunci când se planifică activități de audit și inspecție la distanță pentru a gestiona posibilele întreruperi cauzate de defecțiuni tehnologice.

7.2 Implementare

Următoarele aspecte ar trebui considerate în timpul desfășurării activităților de audit și inspecție la distanță:

1. Protecția informațiilor: Autoritățile competente care desfășoară activitățile de audit și inspecție la distanță ar trebui să colecteze doar informațiile necesare. Când este necesar să se colecteze informații confidențiale, acestea ar trebui transferate prin canale securizate și nu ar trebui să fie partajate cu terțe părți fără consimțământul proprietarului original și ar trebui stocate și distruse într-un mod securizat atunci când nu mai sunt necesare.
2. Feedback: În funcție de condițiile reale, ambele autorități competente pot decide dacă să includă în întâlnirea de închidere o discuție și o revizuire a procesului de audit sau inspecție la distanță. Autoritatea competentă care realizează auditul sau inspecția ar trebui să ofere feedback-ul său în formă scrisă ulterior.
3. Sănătate și siguranță: Procedurile de sănătate și siguranță la locul de muncă aplicate pentru activitățile de audit și inspecție fizice rămân aplicabile. De exemplu, pentru orice persoană care poate fi instruită să ia măsurători sau să înregistreze activități în timpul unui audit sau inspecție la distanță, procedurile de sănătate și siguranță ar trebui să țină cont de durata sesiunilor de activitate, diferențele de fus orar și necesitatea pauzelor pentru a menține bunăstarea fizică și mentală a tuturor participanților.

Notes

1. FAO and WHO. 2013. Principles and Guidelines for National Food Control System. Codex Alimentarius Guideline, No. CXG 82-2013. Codex Alimentarius Commission. Rome.
2. FAO and WHO. 2017. Principles and Guidelines for Monitoring the Performance of National Food Control Systems. Codex Alimentarius Guideline, No. CXG 91-2017. Codex Alimentarius Commission. Rome.
3. FAO and WHO. 2016. Principles and Guidelines for the Exchange of Information Between Importing and Exporting Countries to Support the Trade in Food. Codex Alimentarius Guideline, No. CXG 89-2016. Codex Alimentarius Commission. Rome.
4. FAO and WHO. 1969. General Principles of Food Hygiene. Codex Alimentarius Code of Practice, No. CXC 1-1969. Codex Alimentarius Commission. Rome.
5. FAO and WHO. 2005. Code of Hygienic Practice for Meat. Codex Alimentarius Code of Practice, No. CXC 58-2005. Codex Alimentarius Commission. Rome.
6. FAO and WHO. 2003. Code of Practice for Fish and Fishery Products. Codex Alimentarius Code of Practice, No. CXC 52- 2003. Codex Alimentarius Commission. Rome.
7. FAO and WHO. 2004. Code of Hygienic Practice for Milk and Milk Products. Codex Alimentarius Code of Practice, No. CXC 57-2004. Codex Alimentarius Commission. Rome.

Informații importante despre acest subiect sunt și în: