Notificare privind Protecția Datelor cu Caracter Personal (GDPR)

1. Introducere

Prezenta notificare explică modul în care Asociația Codex colectează, utilizează și protejează datele dumneavoastră cu caracter personal, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (Regulamentul General privind Protecția Datelor — „GDPR") și cu celelalte dispoziții legale aplicabile în România. Vă rugăm să o citiți cu atenție pentru a înțelege ce date prelucrăm, în ce scop și care sunt drepturile dumneavoastră.

2. Operatorul de Date

Operatorul responsabil pentru prelucrarea datelor cu caracter personal este:

Asociația Codex Sediul: comuna Rediu, județul Iași 707405 CIF: [43731969] Email de contact: [Această adresă de email este protejată contra spambots. Trebuie să activați JavaScript pentru a o vedea.]

Pentru orice solicitare privind datele dumneavoastră personale, ne puteți contacta la adresa de email de mai sus.

3. Categoriile de Date Personale și Rolul Asociației

Pentru o înțelegere corectă a responsabilităților, distingem între două categorii de date:

A. Datele membrului asociat — date pe care ni le furnizați direct pentru dobândirea și gestionarea calității de membru asociat. Pentru aceste date, Asociația Codex acționează în calitate de operator. Acestea pot include:

• nume și prenume;
• adresa de email;
• adresa poștală;
• număr de telefon;
• organizația/firma și activitatea înregistrată, acolo unde sunt relevante pentru categoria de membru.
• date necesare procesării cotizației și emiterii documentelor justificative (de exemplu, date de facturare). Datele complete ale cardului bancar sunt introduse direct la procesatorul de plăți și nu sunt colectate, vizualizate sau stocate de Asociația Codex.

B. Datele introduse de utilizator în formularele și documentele HACCP/SMSA — pentru a întocmi documente conform standardelor general acceptate, utilizatorul completează în formularele descărcabile nume și date ale persoanelor cu atribuții în programele HACCP sau SMSA (de exemplu: administrator, manager general, coordonator HACCP, coordonator SMSA). Cu privire la aceste date, a se vedea secțiunea 4.

4. Datele din Formularele HACCP/SMSA — Responsabilitatea Utilizatorului

Datele cu caracter personal pe care utilizatorul le introduce în formularele și documentele descărcate de pe platformă (nume și atribuții ale persoanelor implicate în igiena și siguranța alimentelor) sunt completate exclusiv de către utilizator, pe propria răspundere, în propriile sale documente.

Asociația Codex nu colectează, nu accesează, nu stochează, nu transmite și nu prelucrează aceste date. Documentele și formularele completate rămân la utilizator; nicio altă persoană nu are acces la conținutul completat de acesta.

În raport cu aceste date, operatorul este utilizatorul (firma), nu Asociația Codex. Utilizatorul are obligația de a se asigura că dispune de un temei legal pentru introducerea acestor date, că persoanele vizate sunt informate și, după caz, și-au exprimat acordul, precum și că datele sunt utilizate în conformitate cu legislația privind protecția datelor. Asociația Codex nu cunoaște aceste persoane, raporturile lor cu firma utilizatorului ori atribuțiile acestora și nu poate verifica existența vreunui temei de prelucrare.

5. Scopurile și Temeiurile Prelucrării

Prelucrăm datele membrului asociat (secțiunea 3 lit. A) în următoarele scopuri și temeiuri legale:

• gestionarea calității de membru asociat și a accesului la platformă — executarea raportului dintre dumneavoastră și Asociație (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR);
• îndeplinirea obligațiilor legale, fiscale și contabile aferente cotizației — obligație legală (art. 6 alin. 1 lit. c GDPR);
• furnizarea de suport și răspuns la solicitări — interes legitim sau executarea raportului (art. 6 alin. 1 lit. b și f GDPR);
• transmiterea de notificări relevante privind calitatea de membru — interes legitim, iar pentru comunicările de marketing, consimțământul dumneavoastră (art. 6 alin. 1 lit. a și f GDPR).

Furnizarea anumitor date este necesară pentru dobândirea calității de membru asociat; refuzul de a le furniza poate face imposibilă acordarea accesului la serviciile respective.

6. Destinatarii Datelor și Absența Partajării

Asociația Codex nu vinde, nu închiriază, nu divulgă și nu transmite către terți datele dumneavoastră cu caracter personal în scopuri proprii ale acestora.

Comunicarea datelor către terți poate interveni numai atunci când există o obligație legală în acest sens, de exemplu către autoritățile fiscale, în limitele cerute de lege.

Pentru încasarea cotizațiilor aferente categoriilor de membru asociat care presupun plată (Individual, Profesional, Partener), Asociația utilizează servicii de procesare a plăților furnizate de procesatori specializați, care acționează în calitate de operatori independenți sau de persoane împuternicite pentru operațiunile de plată:

• Stripe — operat de Stripe, Inc. și entitățile sale afiliate;
• Netopia mobilPay — procesator de plăți autorizat în România.

La efectuarea unei plăți, datele cardului bancar și datele de plată sunt furnizate direct către procesatorul ales, prin intermediul infrastructurii securizate a acestuia. Asociația Codex nu colectează, nu vizualizează și nu stochează datele complete ale cardului bancar. Prelucrarea acestor date de către procesatori este guvernată de propriile lor politici de confidențialitate, pe care vă recomandăm să le consultați.

Unii procesatori de plăți, precum Stripe, pot prelucra date și în afara Spațiului Economic European, inclusiv în Statele Unite ale Americii. Astfel de transferuri se realizează cu garanțiile prevăzute de GDPR, cum ar fi Clauzele Contractuale Standard adoptate de Comisia Europeană sau, după caz, în temeiul unei decizii de adecvare.

În afara situațiilor de mai sus, comunicarea datelor către terți poate interveni numai atunci când există o obligație legală, de exemplu către autoritățile fiscale, în limitele cerute de lege.

Partajarea sau distribuirea de către dumneavoastră a oricăror informații, documente ori conținut pe alte website-uri sau platforme este o acțiune proprie a utilizatorului și se realizează pe răspunderea acestuia. Dacă acele website-uri terțe utilizează module cookie sau alte tehnologii de urmărire, această utilizare intră în responsabilitatea exclusivă a respectivelor website-uri, nu a Asociației Codex.

7. Module Cookie pe Platforma Codex.ro

Website-ul Codex.ro poate utiliza module cookie strict necesare pentru funcționarea sa, autentificarea în cont și păstrarea preferințelor de sesiune.  În măsura în care sunt utilizate cookie-uri care nu sunt strict necesare, acestea vor fi instalate numai pe baza consimțământului dumneavoastră, exprimat prin intermediul mecanismului afișat la accesarea platformei. Vă puteți gestiona preferințele privind modulele cookie din setările browserului.

8. Perioada de Stocare

Păstrăm datele membrului asociat pe durata calității de membru și, ulterior, numai pe perioada impusă de obligațiile legale (de exemplu, obligațiile contabile și fiscale) ori pe durata necesară soluționării unor eventuale litigii. La expirarea acestor termene, datele sunt șterse sau anonimizate. Datele aferente plăților și documentelor justificative sunt păstrate pe durata impusă de legislația contabilă și fiscală aplicabilă.

9. Securitatea Datelor și a Contului

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a proteja datele personale aflate în gestiunea noastră împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii sau alterării. Vă informăm însă că transmiterea informațiilor prin internet nu poate fi garantată ca fiind complet sigură; deși depunem eforturi rezonabile, nu putem garanta securitatea absolută a informațiilor transmise prin acest mediu.

Utilizatorul are obligația de a păstra confidențialitatea datelor de acces la cont și a codului aferent funcției „Semnătură electronică Codex". Asociația nu răspunde pentru consecințele divulgării ori utilizării neautorizate a acestor date din culpa utilizatorului.

10. Semnătura Electronică Codex

Funcția denumită „Semnătură electronică Codex", disponibilă în formulare, reprezintă un cod digital introdus și controlat de utilizator, care permite utilizatorului să verifice dacă un document a fost emis de el și dacă a suferit modificări ulterioare. Acest cod poate fi modificat de utilizator.

„Semnătura electronică Codex" nu reprezintă o semnătură electronică calificată sau avansată în sensul Regulamentului (UE) nr. 910/2014 (eIDAS) și nu are valoarea juridică a unei semnături oficiale. Ea constituie exclusiv un instrument intern de verificare a autenticității și integrității documentului, gestionat de utilizator, și nu produce efecte juridice de semnătură în relația cu terții sau cu autoritățile.

11. Drepturile Dumneavoastră

În conformitate cu GDPR, beneficiați de următoarele drepturi cu privire la datele pentru care Asociația Codex este operator (secțiunea 3 lit. A):

• dreptul de acces la datele prelucrate;
• dreptul la rectificarea datelor inexacte sau incomplete;
• dreptul la ștergerea datelor, în condițiile prevăzute de lege;
• dreptul la restricționarea prelucrării;
• dreptul la portabilitatea datelor;
• dreptul de opoziție la prelucrare;
• dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare.

Pentru exercitarea acestor drepturi, ne puteți contacta la adresa de email indicată la secțiunea 2.

Cu privire la datele introduse în formularele HACCP/SMSA (secțiunea 4), pentru care operatorul este firma utilizatorului, persoanele vizate trebuie să se adreseze direct firmei respective, Asociația Codex neavând calitatea de operator și neavând acces la aceste date.

De asemenea, aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), cu sediul în București, B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1 (www.dataprotection.ro), dacă apreciați că prelucrarea datelor dumneavoastră de către Asociație încalcă legislația aplicabilă.

12. Decizii Automate

Asociația Codex nu utilizează procese decizionale automate, inclusiv crearea de profiluri, care să producă efecte juridice asupra dumneavoastră sau care să vă afecteze în mod similar într-o măsură semnificativă.

13. Minori

Platforma și serviciile Asociației Codex se adresează profesioniștilor și persoanelor adulte. Nu colectăm cu bună știință date ale persoanelor sub 16 ani. Dacă luăm cunoștință de prelucrarea unor astfel de date fără temei legal, le vom șterge.

14. Actualizări ale Notificării

Putem actualiza periodic prezenta notificare. Orice modificare va fi publicată pe această pagină, cu actualizarea datei de mai sus și, dacă este cazul, vă vom informa prin email.

15. Declinarea Responsabilității privind Conținutul

Asociația Codex administrează acest website pentru a facilita accesul utilizatorilor/membrilor la informații legate de activitățile sale. Depunem eforturi pentru a furniza informații cât mai exacte și actuale, iar erorile semnalate vor fi corectate în măsura posibilului. Cu toate acestea, Asociația Codex nu își asumă răspunderea pentru informațiile publicate pe acest website.

Aceste informații:

• au caracter general și nu vizează situația particulară a unei persoane sau entități;
• nu sunt în mod necesar complete, exacte sau actualizate;
• fac uneori trimitere la site-uri externe care nu intră în sfera de control a Asociației;
• nu constituie consultanță profesională, tehnică sau juridică (pentru consiliere într-un anumit domeniu, consultați întotdeauna o persoană cu calificări corespunzătoare).

Menționăm că nu putem garanta că un document disponibil online reproduce cu fidelitate un text adoptat oficial. Numai Monitorul Oficial al României, jurnalele oficiale ale instituțiilor statului și Jurnalul Oficial al Uniunii Europene (ediția tipărită sau, începând cu 1 iulie 2013, ediția electronică de pe site-ul EUR-Lex) sunt autentice și produc efecte juridice.

Este posibil ca unele informații să nu mai fie de actualitate ca urmare a modificării legislației ori a apariției unor noi cercetări sau studii care le contrazic parțial sau total. Asociația Codex nu garantează că serviciile vor funcționa neîntrerupt sau fără erori tehnice și nu își asumă răspunderea pentru problemele rezultate din utilizarea acestui website ori a site-urilor externe la care se face trimitere.

16. Drepturile de Autor

© Asociația Codex, 2026. Toate drepturile rezervate.

Toate drepturile asupra articolelor, textelor și informațiilor publicate pe www.codex.ro aparțin Asociației Codex sau, după caz, autorilor acestora. Drepturile asupra conținutului transmis de utilizatori sunt reglementate prin Termenii și Condițiile platformei: cesiunea drepturilor patrimoniale operează numai pe baza unui acord scris, iar în lipsa acestuia autorul acordă Asociației o licență neexclusivă de publicare. Drepturile morale de autor rămân în toate cazurile ale autorului.

Reutilizarea, reproducerea sau copierea textelor, informațiilor ori articolelor, parțial sau integral, este interzisă fără acordul scris al Asociației Codex, cu excepția cazurilor în care în articol se indică altfel.

Atunci când un anumit conținut este marcat explicit ca fiind disponibil sub licența Creative Commons Attribution 4.0 International (CC BY 4.0), reutilizarea este permisă cu condiția menționării sursei și a indicării eventualelor modificări.

Atunci când conținutul prezintă persoane identificabile sau include lucrări aparținând unor terți, este posibil să fie necesare drepturi suplimentare, obținute direct de la titularii acestora. Software-ul și elementele protejate prin drepturi de proprietate industrială (brevete, mărci, desene și modele înregistrate, logo-uri și denumiri) sunt excluse din politica de reutilizare a Asociației Codex.

17. Raportul cu Celelalte Documente

Prezenta notificare se completează cu Termenii și Condițiile platformei și cu Nota juridică privind utilizarea documentelor și informațiilor. În caz de neconcordanță privind protecția datelor, prevederile prezentei notificări prevalează.

18. Contact

Pentru orice întrebări privind prezenta notificare sau modul în care prelucrăm datele dumneavoastră, ne puteți contacta la:

• Email: [Această adresă de email este protejată contra spambots. Trebuie să activați JavaScript pentru a o vedea. — adresa unică]
• Adresă: comuna Rediu, județul Iași, Str. Zorilor 17,  707405