1. Scopul licenței
Prezenta licență stabilește condițiile în care documentele, procedurile, fișele, formularele, checklisturile, ghidurile, modelele HACCP/SMSA și celelalte materiale disponibile pe codex.ro pot fi accesate și utilizate de către membrii asociați ai Asociației Codex.
Documentele Codex sunt puse la dispoziție ca beneficiu asociativ, pentru sprijinirea înțelegerii, organizării și aplicării bunele practici privind igiena alimentelor, HACCP și managementul siguranței alimentelor.
2. Condiția de utilizare
Dreptul de accesare, descărcare și utilizare a documentelor Codex este acordat exclusiv membrilor asociați ai Asociației Codex, pe durata valabilității calității de membru și numai dacă obligațiile privind cotizația sunt îndeplinite la zi.
Prin accesarea, descărcarea sau utilizarea documentelor Codex, membrul confirmă că a luat la cunoștință și acceptă condițiile prezentei licențe.
3. Durata dreptului de utilizare
Dreptul de utilizare a documentelor Codex este valabil numai pe perioada în care persoana fizică sau juridică are calitatea activă de membru asociat al Asociației Codex.
Încetarea calității de membru, suspendarea acesteia sau neplata cotizației atrage încetarea dreptului de accesare, descărcare, utilizare, modificare sau implementare a documentelor Codex.
Documentele nu pot fi utilizate ulterior expirării calității de membru, cu excepția situațiilor aprobate expres, în scris, de Asociația Codex.
4. Drepturi acordate membrului
Membrul asociat activ are dreptul să:
- acceseze documentele disponibile conform nivelului de membru sau categoriei de acces stabilite de Asociația Codex;
- descarce documentele disponibile pe codex.ro;
- le utilizeze pentru propria informare, organizare și pregătire profesională;
- le adapteze pentru activitatea proprie sau pentru activitatea firmei pentru care are drept de utilizare;
- le integreze, pe durata calității active de membru, în propriile documente interne privind igiena, HACCP, SMSA, instruirea personalului, verificările interne și managementul siguranței alimentelor;
- le imprime pentru uz intern.
5. Utilizare permisă pentru persoane fizice
Membrii persoane fizice pot utiliza documentele Codex pentru:
- informare profesională;
- pregătire individuală;
- înțelegerea cerințelor privind igiena alimentelor, HACCP și siguranța alimentelor;
- organizarea propriei activități profesionale;
- instruire personală;
- dezvoltarea competențelor în domeniul managementului siguranței alimentelor.
Utilizarea este personală, netransmisibilă și limitată la perioada în care calitatea de membru asociat este activă.
6. Utilizare permisă pentru firme membre
Firmele, organizațiile sau unitățile care au calitatea de membru asociat activ pot utiliza documentele Codex în scop intern, pentru:
- organizarea documentației proprii;
- elaborarea sau completarea programului HACCP/SMSA;
- instruirea propriului personal;
- verificări interne;
- monitorizări operaționale;
- trasabilitate;
- igienă, DDD, control operațional și bune practici;
- pregătirea pentru controale, audituri sau evaluări interne.
Utilizarea este permisă numai în cadrul propriei activități și numai pe durata valabilității calității de membru asociat.
7. Utilizări nepermise
Membrul nu are dreptul să:
- vândă, revândă, închirieze sau distribuie documentele Codex;
- transmită documentele către persoane, firme sau organizații care nu au calitatea de membru asociat activ;
- publice documentele integral sau parțial pe websiteuri, platforme, grupuri, rețele sociale sau sisteme de partajare;
- elimine mențiunile privind Codex, Asociația Codex, drepturile de autor sau condițiile de utilizare;
- prezinte documentele Codex ca fiind create integral de membru;
- includă documentele Codex în pachete comerciale, cursuri, consultanță, instruire externă, audituri, implementări HACCP/SMSA sau alte servicii furnizate către terți, fără acordul scris al Asociației Codex;
- continue utilizarea documentelor după încetarea calității de membru asociat activ.
8. Utilizarea de către consultanți
Consultanții, auditorii, formatorii sau specialiștii care au calitatea de membru asociat activ pot utiliza documentele Codex pentru propria informare și pregătire profesională.
Utilizarea documentelor Codex în servicii oferite către terți, inclusiv consultanță, implementări HACCP/SMSA, instruiri, audituri, pachete de documentație sau livrabile comerciale, necesită acordul scris al Asociației Codex sau o licență distinctă, dacă aceasta este pusă la dispoziție.
9. Caracter informativ și obligația de adaptare
Documentele Codex au caracter informativ, educațional, orientativ și de suport practic.
Ele nu reprezintă documentație personalizată pentru o anumită firmă, unitate, activitate, produs, flux tehnologic sau situație juridică.
Documentele trebuie analizate, completate, adaptate și validate înainte de utilizare, în funcție de:
- tipul activității desfășurate;
- produsele manipulate, fabricate, depozitate sau comercializate;
- fluxul tehnologic;
- spațiile și echipamentele existente;
- personalul implicat;
- riscurile specifice;
- cerințele legale aplicabile;
- cerințele autorităților competente;
- cerințele clienților, auditorilor sau standardelor aplicabile;
- modul real de lucru din unitate.
10. Documentele nu garantează conformitatea
Accesarea, descărcarea, completarea sau tipărirea documentelor Codex nu garantează, prin ea însăși:
- conformitatea legală a unei activități;
- autorizarea sau înregistrarea sanitară veterinară ori pentru siguranța alimentelor;
- promovarea unui audit;
- evitarea sancțiunilor;
- acceptarea documentelor de către o autoritate, auditor, client sau partener;
- implementarea efectivă a unui sistem HACCP/SMSA.
Conformitatea depinde de modul concret în care documentele sunt adaptate, completate, aplicate, verificate și menținute în activitatea zilnică.
11. Răspunderea membrului
Membrul asociat este responsabil pentru:
- alegerea documentelor potrivite;
- verificarea actualității informațiilor;
- adaptarea documentelor la activitatea proprie;
- completarea corectă și completă;
- implementarea reală a măsurilor descrise;
- instruirea personalului;
- păstrarea înregistrărilor;
- verificarea eficienței măsurilor aplicate;
- respectarea legislației aplicabile;
- solicitarea consultanței de specialitate atunci când situația o impune.
Asociația Codex nu răspunde pentru utilizarea incorectă, incompletă, formală, superficială, neactualizată sau neadaptată a documentelor.
12. Drepturi de autor
Documentele Codex sunt protejate prin drept de autor și prin legislația aplicabilă privind proprietatea intelectuală.
Calitatea de membru asociat, plata cotizației, accesul la platformă sau descărcarea documentelor nu transferă dreptul de proprietate asupra documentelor și nu oferă drept de revânzare, redistribuire, republicare sau exploatare comercială.
Toate drepturile care nu sunt acordate expres prin prezenta licență rămân rezervate Asociației Codex.
13. Încetarea licenței
Licența încetează automat în următoarele situații:
- încetarea calității de membru asociat;
- suspendarea calității de membru;
- expirarea perioadei acoperite de cotizație;
- neplata cotizației;
- încălcarea condițiilor de utilizare;
- distribuirea neautorizată a documentelor;
- utilizarea documentelor în scopuri comerciale neaprobate.
După încetarea licenței, membrul trebuie să înceteze utilizarea documentelor Codex și să nu le mai folosească în activități, servicii, instruiri, documentații sau materiale noi.
14. Solicitări speciale
Pentru utilizare extinsă, utilizare comercială, consultanță, instruire externă, includerea documentelor în servicii către terți sau licențe pentru grupuri de firme, este necesar acordul scris al Asociației Codex.