O procedură bine structurată este "inima unui sistem HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points) eficient". Procedurile interne, precum "8.9.5. Retragere/rechemare ", care descriu gestionarea notificării oficiale și retragerea rapidă a produselor nesigure, sunt adaptate pentru a răspunde acestor cerințe.

Importanța Sistemului RACI în Procesele de Retragere/Rechemare

Implementarea unui sistem RACI într-o firmă, mai ales una mică cu resurse limitate, aduce claritate și eficiență, elemente vitale pentru o reacție "cât mai rapidă" în caz de retragere/rechemare.

• Claritate și Responsabilitate: Sistemul RACI definește explicit "cine face ce, cine verifică, cine înregistrează". Acest lucru elimină ambiguitățile și asigură că fiecare sarcină crucială din procesul de retragere are un executant (Responsible) și un responsabil final (Accountable) clar desemnați. Într-o firmă mică, unde personalul poate avea multiple roluri, această claritate previne suprapunerea responsabilităților sau, mai grav, omiterea unor acțiuni esențiale.

• Decizie Rapidă și Coordonare Eficientă: Procesul de retragere necesită acțiuni prompte odată cu identificarea unui lot neconform. Prin desemnarea unui singur "Accountable" (A) pentru fiecare sarcină, se asigură că deciziile finale sunt luate rapid și că există o singură persoană responsabilă pentru rezultatul acelei acțiuni. Această abordare centralizată a responsabilității accelerează procesul, evitând blocajele decizionale.

• Reducerea Riscurilor: O retragere ineficientă sau întârziată poate amplifica riscurile pentru consumatori. RACI, prin definirea precisă a "Acțiunilor Specifice", "Criteriilor Specifice/Limitelor Critice", "Echipamentelor necesare" și "Frecvenței" la nivel de procedură, și prin atribuirea acestora prin matricea RACI, asigură că pașii corecți sunt urmați cu consecvență.

• Conformitate Legală și Instituțională: Operatorul economic are responsabilitatea de a iniția procedurile de retragere/rechemare și de a notifica de îndată autoritatea competentă (ex: DSVSA, ANSVSA) Existența unei matrice RACI ajută la asigurarea că aceste notificări și cooperarea cu autoritățile sunt gestionate de rolurile desemnate, garantând conformitatea cu legislația (ex: Regulamentul CE nr. 178/2002).

Modul de Implementare al Sistemului RACI în Procesul de Retragere/Rechemare (Exemplu pentru o firmă mică cu 4 angajați)

Pentru o firmă mică, cu 4 persoane angajate, așa cum s-a exemplificat în conversația noastră, rolurile pot fi adaptate pentru a acoperi toate responsabilitățile necesare: Administrator/Manager General (AMG), Responsabil Calitate/HACCP (RCH), Angajat Comercializare/Vânzări (ACV), Personal Logistică/Depozit (PLD). Matricea RACI servește drept coloana vertebrală pentru implementare, transpunând detaliile procedurii "8.9.5. Retragere/rechemare " în atribuiri de roluri clare.

3.1. Etapele Cheie ale Procesului de Retragere și Atribuțiile RACI:

Procedura de retragere descrie o succesiune de acțiuni9. Iată cum se pot aplica principiile RACI la aceste etape, folosind rolurile definite anterior:

• Identificarea și Inițierea Retragerii:
  • Descriere: Personalul desemnat (în cazul unei firme mici, RCH sau ACV pot identifica neconformități, de ex. din reclamații clienți sau inspecții8) notifică și acționează prompt. Managementul de la cel mai înalt nivel desemnează personalul cu autoritatea de a notifica și a efectua retragerea.
  • RACI: AMG este "Accountable" pentru inițiere și decizia de a retrage (proprietarul procesului18), RCH este "Responsible" pentru analiza inițială a neconformității, iar ACV poate fi "Responsible" pentru colectarea primelor informații din teren (ex: reclamații clienți)8.

• Notificarea Părților Interesate:
  • Descriere: Magazinul (operatorul) notifică ANSVSA, OPC, clienții și/sau consumatorii.... Notificarea se face de îndată folosind formulare specifice.
  • RACI: AMG este "Accountable" pentru notificările externe, asigurându-se că sunt conforme și transmise rapid. RCH poate fi "Consulted" pentru detalii tehnice, iar ACV poate fi "Informed" sau "Responsible" pentru notificările către clienți direcți (dacă e cazul).

• Sistarea Vânzării și Oprirea Livrărilor:
  • Descriere: Se sistează vânzarea produselor din lotul neconform în toate punctele de desfacere și se opresc livrările.
  • RACI: ACV este "Accountable" pentru sistarea vânzării și recuperarea produselor de pe rafturi (fiind direct implicat în comercializare), în timp ce PLD este "Accountable" pentru oprirea livrărilor și controlul stocurilor din depozit.

• Izolarea și Recuperarea Produselor:
  • Descriere: Produsele nesigure sunt izolate în spații special destinate, cu mențiunea de "produs neconform", și recuperate din toate punctele de comercializare.
  • RACI: PLD este "Accountable" pentru izolarea fizică și gestionarea recuperării logistice, în timp ce ACV este "Responsible" pentru colectarea fizică din zona de vânzare.

• Analiza și Decizia Finală privind Destinația Lotului:
  • Descriere: O "comisie competentă" numită de management analizează lotul de produse nesigure și ia o decizie privind destinația acestora (ex: distrugere, returnare). Se stabilește cauza neconformității și se evaluează gravitatea pericolului.
  • RACI: AMG este "Accountable" pentru decizia finală privind destinația produsului. RCH este "Responsible" pentru realizarea analizei și stabilirea cauzei neconformității și evaluarea gravității pericolului, în calitate de "Conducător al echipei de siguranţă a alimentului".

• Tratarea Produselor Retrase (Ex: Distrugere):
  • Descriere: Dacă neconformitatea afectează siguranța alimentară, lotul de produse este distrus. Această decizie este luată după finalizarea controlului oficial.
  • RACI: AMG este "Accountable" pentru aprobarea distrugerii, iar PLD este "Responsible" pentru execuția fizică a distrugerii, asigurându-se că se respectă procedurile (ex: proces verbal de distrugere). RCH este "Consulted" pentru a se asigura de conformitatea acțiunii.

•  Acțiuni Corective și Monitorizare Continuă:
  • Descriere: Se inițiază acțiuni corective pentru a evita repetarea neconformității9. Procesul de retragere este monitorizat continuu de echipa de siguranță a alimentului, prin responsabilul cu calitatea, inclusiv prin audituri interne și analiza de management.
  • RACI: AMG este "Accountable" pentru aprobarea și supervizarea acțiunilor corective și pentru performanța generală a procesului. RCH este "Responsible" pentru inițierea, coordonarea și monitorizarea acțiunilor corective și pentru auditurile interne. Toți angajații (ACV, PLD) sunt "Responsible" pentru implementarea acțiunilor corective specifice domeniului lor de activitate și "Informed" despre rezultate.

3.2. Principii de Aplicabilitate pentru o Implementare Rapidă:

Pentru ca sistemul RACI să funcționeze eficient și să contribuie la rapiditatea acțiunilor, este crucial să se respecte anumite principii:

• Validare "A" Unic: Fiecare activitate cheie trebuie să aibă un singur rol "Accountable". Acest lucru elimină confuzia și asigură că există o persoană clară responsabilă pentru finalizarea și aprobarea sarcinii.

• Validare "R" Minim: Fiecare activitate trebuie să aibă cel puțin un rol "Responsible", garantând că există cineva desemnat să execute sarcina.

• Claritate și Simplitate: Procedurile și atribuțiile RACI trebuie să fie scrise într-un "limbaj simplu și clar", evitând "jargonul tehnic excesiv", pentru a fi "ușor de înțeles pentru angajați".

•  Instruire și Accesibilitate: Toți angajații implicați trebuie să fie "instruiți corespunzător" și să înțeleagă "importanța respectării ei"25. Procedurile și matricea RACI trebuie să fie "ușor accesibile angajaților (ex: afișate la locul de muncă, disponibile într-un dosar la îndemână)"

• Revizuire Periodică: Procedurile și, implicit, atribuțiile RACI trebuie "revizuite și actualizate regulat pentru a reflecta orice modificări în procese, echipamente sau legislație"25. Aceasta asigură că sistemul rămâne relevant și eficient în timp.

4. Concluzii

Sistemul RACI este un instrument puternic pentru gestionarea responsabilităților într-o firmă mică sau într-o firma mare, în special în contextul critic al retragerii și rechemării produselor alimentare. Prin definirea clară a rolurilor (Responsible, Accountable, Consulted, Informed), RACI facilitează o coordonare eficientă, decizii rapide și o implementare coerentă a procedurilor de siguranță alimentară. Asigurând că "toate activitățile, rolurile și atribuirile specificate în input" sunt clar definite și respectate, o firmă poate reacționa cu promptitudine la orice incident, protejând atât sănătatea consumatorilor, cât și reputația și succesul afacerii..

Autorul articolului

Iulian Vieru

DVM. PhD. Ec, Contributor

Profilul autorului

Trimite un mesaj autorului

Comentariu, apreciere sau mesaj autorului

Nume Prenume *

Adresa de email *

Scrie comentariu, evaluarea sau mesaj către autorul articolului: *

Te rugăm să evaluezi articolul:

Relevanță *

Claritate *

Actualitate *

Ti-a fost util? *

Termeni și Condiții

Sunt de acord cu Termenii și condițiile

Math Captcha *

8 + 1 =

Trimite

reCAPTCHA *

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.

Last Name

Spune opinia ta Comunității

Informații importante despre acest subiect sunt și în:

Fișă de lucru: RESPONSABIL HACCP / SMSA

Desemnez un responsabil dedicat

Pe măsură ce afacerea alimentară crește în volum, complexitate sau expunere în piață, implementarea și menținerea reală a sistemului SMSA și HACCP nu mai poate fi susținută doar de antreprenor. Este...

Testul de stres la igienă: beneficii reale pentru întreaga afacere

În lumea reală, nu ajung mereu teoriile, procedurile și afișele de pe pereți. Uneori, ca să înțelegi cu adevărat ce înseamnă igiena alimentară, trebuie să o vezi. Iar când o vezi — în mod concret,...

Testul de stres la igienă: o experiență care schimbă totul

Așa cum spunea fizicianul Richard Feynman, laureat al Premiului Nobel: „Nu pot înțelege ceea ce nu pot construi.” Sau, mai poetic: „Am învățat foarte devreme diferența dintre a ști numele unui lucru...