Ghidul oferă autorităților competente orientări esențiale pentru planificarea și efectuarea auditurilor sistemelor de management al siguranței alimentare (SMSA), inclusiv bunele practici de igienă și procedurile HACCP.

Acest document reprezintă Anexa 3 din Comunicarea Comisiei 2022/C 355/01
Emitent: Comisia Europeană

1. Legislație

Operatorii din sectorul alimentar (OSA) elaborează, aplică și utilizează în permanență o procedură sau mai multe proceduri bazate pe principiile de analiză a riscurilor și punctele critice de control (proceduri bazate pe HACCP). Pentru a verifica dacă această cerință este îndeplinită, autoritățile competente trebuie să efectueze controale oficiale.

Articolul 14 din Regulamentul (UE) 2017/625 (1) prevede că metodele și tehnicile de control oficiale includ, printre altele, o evaluare a procedurilor privind bunele practici de fabricație, bunele practici de igienă, bunele practici agricole și a procedurilor bazate pe HACCP. Unele dintre metodele utilizate în activitățile de control oficial includ audituri, examinarea documentelor și a înregistrărilor, interviuri și examinarea controalelor pe care operatorii le dețin și a rezultatelor obținute.

În plus, potrivit articolului 18 alineatul (2) litera (d) punctul (iii), controalele oficiale vizând producția de produse de origine animală destinate consumului uman includ auditarea bunelor practici de igienă și a procedurilor care au la bază principiile HACCP. Articolele 3 și 4 din Regulamentul de punere în aplicare (UE) 2019/627 al Comisiei (2) prevăd cerințe privind auditarea unităților care manipulează produse de origine animală, inclusiv natura și frecvența auditurilor și luarea în considerare a sistemelor integrate implementate, a sistemelor particulare de control sau a procedurii de certificare de către terți independenți. Articolele 7 și 8 din regulamentul respectiv prevăd cerințe suplimentare pentru auditurile desfășurate în unitățile care se produce carne proaspătă, inclusiv relevanța rezultatelor auditurilor în contextul efectuării controalelor oficiale.

Regulamentul (UE) 2017/625 definește auditul drept o examinare sistematică și independentă menită să stabilească dacă activitățile și rezultatele lor respectă dispozițiile stabilite anterior și dacă aceste dispoziții sunt puse în aplicare cu eficiență și permit atingerea obiectivelor.

2. Domeniu de aplicare și scop

Prezenta anexă este destinată utilizării de către autoritățile competente, după caz. Scopul ei este de a oferi orientări pentru dezvoltarea de către autoritățile competente a auditurilor sistemelor de management al siguranței alimentare (SMSA), inclusiv a bunelor practici de igienă (BPI) și a procedurilor bazate pe HACCP în unitățile din sectorul alimentar, contribuind la identificarea deficiențelor în ceea ce privește obligațiile legale și neconformitatea tehnică.

Prezentele orientări au un caracter general și nu vizează abordarea cerințelor specifice sectorului.

3. Principii generale

Auditurile efectuate în timpul controalelor oficiale trebuie să se bazeze pe principii adecvate pentru ca ele să devină un instrument eficient și fiabil și să poată furniza informații utile atât operatorului din sectorul alimentar, cât și autorității competente, în scopul îmbunătățirii conformității.

Respectarea acestor principii este o condiție prealabilă pentru a furniza concluzii relevante și solide și, în același timp, pentru a se asigura că diverși auditori, care își desfășoară activitatea independent unul față de celălalt, ajung la concluzii similare în circumstanțe similare.

Autoritățile competente, în calitate de auditori, sunt invitate să respecte principii generale precum:

• Abordare sistematică și profesională: trebuie avute în vedere toate aspectele procesului de control oficial (identificarea priorităților în funcție de riscuri, documentarea procedurilor, planificarea activităților, examinarea concluziilor și evaluarea eficacității procesului).
• Transparență: procesele de planificare, criteriile de control oficial, procedurile de aprobare și distribuire a rapoartelor trebuie definite și aplicate în mod transparent.
• Independență: organismele responsabile de controlul oficial trebuie să nu fie supuse niciunei presiuni la nivel comercial, financiar, ierarhic, politic sau de altă natură care ar putea afecta rezultatul controalelor oficiale.
• Confidențialitate: asigurarea securității informațiilor.
• Decizii bazate pe dovezi: metodă rațională de a ajunge la constatări de audit fiabile și reproductibile printr-un proces de audit sistematic.

4. Tipuri de audituri

• Auditul complet: se referă la auditul efectuat în cadrul unui OSA pentru a verifica instituirea, punerea în aplicare și eficacitatea unui SMSA. Primul audit trebuie să fie întotdeauna complet, iar următoarele ar putea fi parțiale sau complete, atunci când este necesar ca totul să fie reanalizat
• Auditul parțial: atât timp cât sistemele de autocontrol au fost deja auditate în mod cuprinzător și complet, se poate efectua un audit parțial pentru a avea un impact mai detaliat asupra unor aspecte precum:
  • audit specific, examinarea unui anumit aspect al SMSA, de exemplu programele preliminare, HACCP sau sistemul său de trasabilitate, rechemare și retragere și/sau
  • audit de urmărire subsecventă, atunci când neconformități majore sunt detectate în cadrul unui audit anterior.

5. Planificarea, pregătirea și efectuarea unui audit vizând smsa

5.1. Notificarea planului de audit

Potrivit articolului 9 alineatul (4) din Regulamentul (UE) 2017/625, controalele oficiale se efectuează fără notificare prealabilă, cu excepția cazului în care această notificare este necesară și justificată în mod corespunzător pentru efectuarea controlului oficial. Auditarea BPI și, în special, a procedurilor bazate pe principiile HACCP, ar putea fi considerată o astfel de excepție, deoarece auditul eficient este posibil doar cu notificare prealabilă pentru a se asigura că persoana sau documentația corespunzătoare sunt disponibile. Auditorul trebuie să comunice OSA planul de audit, inclusiv calendarul, obiectivele auditului, sfera auditului (procese, unități, documente și proceduri care urmează să fie auditate), resursele necesare pentru audit și criteriile de audit, printre altele. Se poate avea în vedere un chestionar prealabil auditului.

Un exemplu de scrisoare de comunicare poate fi consultat în apendicele 6.

5.2. Audit documentar

Atunci când este posibil și operatorul din sectorul alimentar este de acord, auditorul poate solicita să primească în prealabil documentația aferentă SMSA. Funcția auditului documentar este de a se asigura că OSA elaborează BPI și proceduri corespunzătoare bazate pe HACCP și că acestea conțin toate elementele preconizate necesare, de a realiza o analiză concisă și de a pregăti baza pentru desfășurarea activităților de audit la fața locului.

Printre principalele avantaje ale unui audit documentar prealabil se numără utilizarea mai eficace a timpului de desfășurare a auditului la fața locului, posibilitatea de a înțelege mai bine procedurile bazate pe HACCP ale OSA, de a se concentra asupra unor aspecte specifice și, de asemenea, de a permite auditorului să întocmească liste de verificare relevante.

Auditul documentar poate fi efectuat la sediul OSA dacă documentația nu a fost furnizată în prealabil.

Documentele trebuie să vizeze domeniul de aplicare al auditului și să furnizeze informații suficiente în sprijinul obiectivelor auditului.

5.3. Audit la fața locului

Desfășurarea activităților de audit la fața locului reprezintă partea principală a unui audit vizând FSMS. Ea trebuie să se bazeze pe verificarea BPI și a celor șapte principii HACCP. Etapele desfășurării activităților la fața locului sunt:

1) Reuniunea de deschidere

Participanții la această reuniune trebuie să aibă cel puțin calitatea de:

• OSA și/sau reprezentanți ai acestora
• auditor/auditori (echipa de audit)
• orice alt membru al autorităților competente responsabile cu efectuarea controalelor oficiale la sediu (dacă este altă persoană decât auditorul)

Câteva aspecte de abordat în cadrul reuniunii sunt:

• motivele și sfera auditului
• programul zilei/auditului, inclusiv eventualele pauze și ora probabilă de încheiere. Ea trebuie să includă, de asemenea, un acord privind modul și momentul în care vor avea loc diversele părți ale auditului (revizuirea documentelor, verificarea situației reale), reuniuni de informare, dacă este necesar
• orice alte informații relevante privind modul în care va fi efectuat auditul și metodele care trebuie utilizate (metodologie și proceduri)
• trimitere la auditurile și constatările anterioare și la orice măsuri de remediere în curs, dacă este cazul
• confirmarea reuniunii de încheiere, scopul și persoanele care urmează să participe
• posibilitatea ca OSA sau reprezentanții acestuia să adreseze întrebări cu privire la programul zilei

2) Colectarea și verificarea informațiilor

Documentația relevantă a entității auditate și punerea în aplicare a procedurilor aferente (BPI și HACCP) trebuie evaluate pentru a stabili conformitatea sistemului cu cerințele legale.

În cursul auditului, informațiile relevante pentru obiectivele, domeniul de aplicare și criteriile auditului trebuie colectate și verificate la fața locului, în măsura în care este posibil.

În timpul auditului, trebuie să existe o comunicare eficientă cu privire la progresele înregistrate și o transmitere directă a oricăror constatări semnificative. Constatările trebuie explicate entității auditate.

Câteva orientări privind colectarea informațiilor cu privire la SMSA sunt:

• Revizuirea documentației și a înregistrărilor privind BPI (a se vedea anexa I), dacă ea nu a fost realizată în timpul auditului documentar. Sistemul de gestionare a documentației este la alegerea OSA, însă el trebuie să fie ușor accesibil pentru verificare la cererea autorităților competente. Complexitatea și importanța sistemelor de documentare depind de caracteristicile unității și ale producției. În această etapă, este important să se verifice dacă sunt implementate BPI concepute pentru a elimina sau a reduce la minimum orice riscuri care decurg din mediul de producție și care ar putea afecta negativ siguranța produselor.

Principalele aspecte de verificat:

• verificarea cunoștințelor personalului responsabil în ceea ce privește riscurile identificate în planul HACCP. Auditorul poate adresa întrebări cu privire la aceste riscuri.
• verificarea elaborării și punerii în aplicare a BPI relevante aplicabile OSA.
• verificarea rezultatelor monitorizării. Toate aspectele măsurabile trebuie verificate în cadrul unui audit la fața locului. De exemplu, verificarea nivelurilor de clor din apă.
• verificarea acțiunilor corective aplicate în caz de abatere. De exemplu, dacă auditorul constată în cadrul înregistrărilor o abatere cauzată de lipsa clorului, se impune revizuirea înregistrărilor programului de întreținere și identificarea acțiunilor întreprinse în ziua respectivă pentru soluționarea problemei.
• verificarea fiabilității controlului efectuat, de exemplu, analizarea rezultatelor auditurilor interne.
• verificarea nivelului adecvat al personalului în materie de instruire și cunoștințe privind BPI. Această instruire trebuie să fie relevantă și proporțională cu sarcinile și responsabilitățile atribuite membrului personalului.
• verificarea aplicării corecte a orientărilor generice, în cazul utilizării acestora.
• Revizuirea documentației și a înregistrărilor privind procedurile bazate pe HACCP (a se vedea anexa II), în cazul în care nu a fost realizată în cursul auditului documentar, pe baza aplicării riguroase a celor șapte principii HACCP prevăzute în Regulamentul (CE) nr. 852/2004. În special, dacă este bazată pe date științifice/riscuri, sistematică și dacă identifică riscurile semnificative în fiecare etapă a lanțului de producție, precum și măsurile de control al acestor riscuri pentru a asigura siguranța alimentară. În plus, auditorul trebuie să verifice dacă procedurile bazate pe sistemul HACCP pot detecta modificări, de exemplu, adaptări ale proiectării echipamentului, ale procedurilor de prelucrare sau ale metodelor tehnologice, din moment ce includ cerința de revizuire a procedurilor pentru a garanta că nu au fost introduse riscuri noi odată cu astfel de modificări.

Principalele aspecte de verificat:

• verificare prin revizuirea analizelor efectuate, a controlului corect al riscurilor biologice, chimice sau fizice.
• verificarea aplicării corecte a orientărilor generice, în cazul utilizării acestora.
• atunci când OSA utilizează anumite PRPO ca măsuri de control în locul PCC, ei trebuie să își justifice alegerea printr-o evaluare a riscurilor. Toate PPRO trebuie monitorizate și, în caz de abateri, trebuie întreprinse acțiuni corective care să vizeze procesele; necesitatea unor acțiuni corective care să vizeze produsele trebuie evaluată ori de câte ori survin abateri.
• pentru fiecare PCC indicat, OSA trebuie să justifice această alegere. Auditorul trebuie să verifice, în practică, dacă se aplică principiile HACCP. Intervievarea personalului responsabil de monitorizarea PCC este utilă.
• în cursul auditurilor, AC poate evalua dacă evaluarea nivelului de risc a fost abordată în mod corespunzător de către OSA. În cadrul controlului oficial trebuie să se evalueze dacă măsurile de control puse în aplicare sunt capabile să controleze riscurile identificate și dacă există activități adecvate și proporționale de monitorizare și verificare/validare, precum și dacă sunt definite și întreprinse acțiuni corective în caz de abateri.
• Verificarea la fața locului a diagramei flux și a procedurilor descrise în documentație. Auditorul trebuie să confirme procesul descris în planul HACCP prin verificarea instalațiilor, în mod ideal de la intrarea materiilor prime până la locul de expediere a produsului finit. Astfel, auditorul poate lua notițe, identifica și adresa întrebări cu privire la diverse aspecte ale procesului de fabricație. În general, trebuie să verifice dacă toate măsurile constatate în cadrul auditului documentar sunt puse în aplicare în mod corect.

Un exemplu de listă de verificare poate fi consultat în apendicele 7. Cu toate acestea, este doar un exemplu general și ar putea fi necesar ca ele să fie adaptate la tipul de unități.

3) Generarea constatărilor auditului

Informațiile colectate devin constatări de audit privind conformitatea sau neconformitatea atunci când sunt evaluate pe baza criteriilor de audit. Criteriile de audit în cadrul SMSA sunt legislația aplicabilă și procedurile proprii ale OSA. Constatările trebuie să fie însoțite de observații, declarații, răspunsuri și evidențe.

4) Reuniunea de încheiere

Scopul reuniunii de încheiere este de a explica succint constatările, de a soluționa suspiciunile sau problemele, de a furniza concluzii provizorii și de a oferi o estimare a momentului în care va fi disponibil raportul de audit. Toate constatările relevante se impun a fi menționate, întrucât raportul final trebuie să nu fie cu „surprize” pentru OSA. În plus, în cursul reuniunii de încheiere, auditorii și OSA pot conveni asupra perioadei de timp pentru prezentarea planului de acțiuni corective, dacă este cazul. Această perioadă trebuie stabilită în funcție de importanța constatărilor.

5.4. Raport de audit

Rapoartele de audit trebuie să furnizeze dovezi detaliate ale constatărilor evaluării, în primul rând cu privire la neconformitățile/cazurile de nerespectare constatate la nivelul SMSA, precum și calendarul de remediere a acestora.

Numai informațiile care pot face obiectul unui anumit grad de verificare trebuie acceptate ca probe de audit. De exemplu, înregistrări sau răspunsuri la întrebări în cadrul unui interviu.

Raportul de audit trebuie să fie cuprinzător, corect, succint și clar. El trebuie transmis OSA auditat într-un termen rezonabil de la data auditului.

Deși există alte modalități de clasificare a neconformităților și fiecare autoritate competentă va avea propriul sistem, acesta este un exemplu de sistem de clasificare:

• Neconformitate minoră: o neconformitate/situație de nerespectare izolată în cadrul subelementului SMSA auditat; nu compromite siguranța alimentară. De exemplu, unele cazuri de nerespectare a aplicării sistemului în sine în ceea ce privește completarea unor registre.
• Neconformitate majoră: o neconformitate/situație de nerespectare care compromite siguranța alimentară. Printre exemple se numără întreprinderea unor acțiuni corective inadecvate de către societate în cazul unui risc în materie de siguranță alimentară sau absența oricărei acțiuni corective. Ea include neconformități/situații de nerespectare minore, cumulative sau repetitive, falsificarea înregistrărilor, documente care nu au fost prezentate autorităților competente, SMSA care nu sunt valabile sau care nu au fost implementate etc.

De asemenea, poate fi adecvată includerea unei alte categorii de tip neconformitate gravă, atunci când cerințele sistemului nu sunt în mod clar îndeplinite sau când există deficiențe sistematice în aplicarea cerințelor care pot prezenta un risc iminent pentru sănătatea publică și există dovezi că siguranța produsului ar putea fi afectată.

5.5. Acțiuni ulterioare

După primirea planului de acțiune din partea OSA, autoritățile competente trebuie să verifice eficacitatea acțiunilor corective întreprinse, pentru a închide dosarul acestui audit complet, în termenul convenit cu OSA.

6. Flexibilitate

Flexibilitatea ar putea fi luată în considerare atunci când se efectuează audituri vizând SMSA. În acest scop, autoritățile competente trebuie să ia în considerare natura și dimensiunea întreprinderii, precum și istoricul conformității controalelor oficiale efectuate. Prin urmare, după primul audit complet într-o unitate din sectorul alimentar, dacă SMSA este satisfăcător, pus în aplicare integral și dacă operatorul din sectorul alimentar funcționează în condiții de siguranță, s-ar putea aplica o anumită flexibilitate în cadrul următorului audit de urmărire subsecventă, de exemplu reducând frecvența, timpul petrecut și revizuirea documentelor.

În plus, în cazul unor comercianți cu amănuntul și al unor OSA foarte mici, verificarea controlului riscurilor în cadrul inspecțiilor, mai degrabă decât în cadrul unui audit poate fi considerată suficientă. Aceasta este o analiză bazată pe riscuri care trebuie efectuată de AC. De exemplu, un OSA foarte mic, având doar doi lucrători ce fabrică un singur produs care nu este considerat un risc, sau micii comercianți cu amănuntul care aplică orientări fundamentând SMSA numai pe PRP.

În plus, prezența continuă a autorităților competente în anumite întreprinderi (de exemplu, abatoare) poate fi avută în vedere în contextul pregătirii și efectuării unui audit.

Câteva exemple de aplicare a flexibilității ar putea fi:

a) În ceea ce privește auditul atunci când OSA aplică flexibilitate în raport cu punerea în aplicare a SMSA (astfel cum se indică în anexa I și în anexa II):

• Atunci când un OSA preferă să păstreze înregistrările în format electronic, auditorul le poate accepta, dacă acestea erau disponibile la momentul auditului.
• Atunci când un OSA aplică flexibilitate în raport cu punerea în aplicare a BPI, auditorul trebuie să verifice evaluarea efectuată pentru a identifica punerea în aplicare în mod corespunzător și dacă aceasta este corectă, efectuând auditul în limitele acestei flexibilități. De exemplu, în cazul anumitor OSA, auditorul le-ar putea accepta atunci când:
• persoana/personalul responsabil(ă) cu monitorizarea este aceeași/același în cazul tuturor BPI sau
• monitorizarea se realizează vizual fără înregistrări pe suport de hârtie, fiind consemnate numai abaterile,
• controlul la primire al produselor alimentare preambalate pentru vânzarea cu amănuntul este limitat la verificarea stării corespunzătoare și a temperaturilor acceptabile ale ambalajelor în timpul transportului,
• controlul apei nu este necesar în cazul în care se utilizează numai apă potabilă din rețeaua publică,
• cultura siguranței alimentare, de exemplu implicarea și conștientizarea desfășurării activității în condiții de siguranță alimentară poate fi evidențiată prin inspecții și audituri standard.
• Atunci când un OSA aplică flexibilitate în raport cu punerea în aplicare a procedurilor bazate pe sistemul HACCP, auditul trebuie efectuat ținând seama de această flexibilitate.
• Există abordări diferite în ceea ce privește flexibilitatea în statele membre (SM) și ele trebuie avute în vedere în contextul desfășurării activităților de control oficial. De exemplu, există state membre care nu impun aplicarea celor șapte principii HACCP anumitor tipuri de OSA, deoarece consideră că, în cazul unor activități cu risc mic în sectorul alimentar, aplicarea BPI prevăzute în Regulamentul (CE) nr. 852/2004 este suficientă pentru a controla riscurile semnificative.
• Conținutul prezentei Comunicări a Comisiei și al altor documente în materie de flexibilitate (Comunicarea Comisiei privind activitățile de comercializare cu amănuntul sau Comunicarea Comisiei intitulată „Ghidul UE privind donarea de alimente” (3)) poate fi aplicat de operatorii din sectorul alimentar și, prin urmare, se poate considera că SMSA care respectă orientările lor îndeplinesc cerințele UE. De exemplu, în cazul unui operator din sectorul alimentar care aplică o simplă analiză a riscurilor, prin care toate riscurile au fost identificate ușor, fiind grupate în categorii de tipul microbiologic, chimic și fizic și care a instituit măsuri de control eficace, trebuie să se considere că obligația prevăzută la articolul 5 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 852/2004 este îndeplinită (secțiunea 3.2 din Comunicarea Comisiei).
• Ghidurile de bune practici reprezintă o abordare comună a flexibilității. Există ghiduri europene, naționale și regionale. Un OSA poate alege să aplice oricare dintre ghidurile aplicabile pe teritoriul său. Atunci când efectuează controale oficiale, autoritățile competente trebuie să țină seama de această situație și să fie conștiente de faptul că OSA poate utiliza mai multe ghiduri ca bază pentru SMSA.
• Atunci când un OSA aplică un ghid, ghidul poate fi considerat ca făcând parte din documentația sa privind HACCP. De exemplu, dacă ghidul aplicat include o analiză a riscurilor și un PCC pentru activitatea sa, cerința privind principiile 1 și 2 trebuie considerată îndeplinită. Atunci când se auditează un OSA pe baza unui ghid, este necesar să se verifice dacă pot fi prezente riscuri suplimentare față de cele menționate în ghid și, prin urmare, dacă OSA și-a elaborat propriile proceduri HACCP.
• Ghidurile pot fi adaptate de OSA în funcție de particularitățile sale specifice. Aceasta înseamnă că unele dintre procedurile sau orientările incluse în ghiduri pot fi simplificate sau extinse pe baza unei aplicări proprii a principiilor HACCP. În contextul adaptării ghidurilor se impune îndeplinirea cerințelor legale, iar prezenta Comunicare a Comisiei poate fi considerată drept referință pentru flexibilitate. De exemplu, în cazul procedurilor de monitorizare vizuală, un OSA poate lua în considerare înregistrarea numai în cazul abaterilor și, prin urmare, înregistrează numai acțiuni corective, fapt recomandabil în consultare cu AC (raportarea excepțiilor). În aceste cazuri, OSA trebuie să documenteze propriile proceduri HACCP în situația în care acestea sunt diferite de cele prevăzute în ghid.
• Unele măsuri de control care, într-o întreprindere mare, sunt clasificate în mod normal ca PCC, pot fi înlocuite, în unele cazuri, cu PRPO. De exemplu, gătirea preparatelor gata pentru consum (RTE) într-o fabrică mare este de obicei un PCC, iar controlul temperaturii este o modalitate obișnuită de monitorizare a ei. Într-un restaurant mic, se poate ca monitorizarea temperaturii să nu fie posibilă de fiecare dată când se realizează un proces de gătire, iar observarea directă a proprietăților fizice ale alimentelor poate fi o modalitate eficientă și practică de a controla procesul de gătire.

b) În ceea ce privește flexibilitatea care ar putea fi aplicată auditurilor de urmărire subsecventă (bazate pe risc):

• În cazul OSA care fac obiectul unor riscuri mici și (care ar trebui să fie) sub control deoarece SMSA este eficace, bine pus la punct și implementat, lipsit de neconformități/situații de nerespectare sau deficiențe, ar putea fi posibilă prelungirea perioadei de programare a următorului audit (bazat pe risc). De exemplu, în cazul depozitării produselor ambalate cu durată lungă de conservare, pentru care ultimul rezultat al auditului este acceptabil, autoritățile competente ar putea prelungi perioada de programare a următorului audit de urmărire subsecventă atunci când se consideră că este corect în limita riscului.
• Pentru OSA în cazul cărora nu există modificări în ceea ce privește procesul de fabricație și având un rezultat acceptabil al ultimului audit, autoritățile competente ar putea programa un audit de urmărire subsecventă a unității, axat numai pe verificarea SMSA.
• Pentru OSA având un rezultat acceptabil al ultimului audit, care introduce o modificare a SMSA sau o nouă procedură de fabricație, autoritățile competente ar putea programa un audit de urmărire subsecventă axat pe această schimbare.

7. Calea de urmat în funcție de rezultatul auditului

În cazul în care se detectează neconformități, auditorii trebuie să ia măsuri în acest sens.

Echipa de audit va întocmi un raport care reflectă rezultatul evaluării SMSA și conformitatea cu legislația în domeniul alimentar, indicând toate neconformitățile detectate și clasificarea acestora. Raportul va recomanda remedierea neconformităților, iar decizia privind acțiunea sau măsura de întreprins va fi înregistrată.

Având în vedere natura neconformităților (NC):

• În cazul în care sunt detectate doar NC minore, poate fi acordat un termen, verificându-se remedierea acestora în cadrul următorului audit programat sau după termenul acordat.
• În cazul detectării unei NC majore, se poate solicita o remediere imediată sau se poate acorda un termen pentru remedierea ei. După expirarea termenului maxim stabilit pentru remedierea lor, se va efectua un audit de urmărire subsecventă pentru a verifica dacă neconformitățile au fost remediate.

În cazul în care neconformitățile nu sunt remediate, autoritatea competentă va evalua oportunitatea inițierii de sancțiuni sau a altor măsuri de asigurare a respectării legislației. Nu se va acorda un nou termen de remediere, cu excepția cazului în care există un motiv justificat în mod corespunzător.

• Atunci când, în cursul auditurilor, se detectează o NC gravă, autoritățile competente trebuie să ia măsuri imediate pentru a soluționa problema, inclusiv suspendarea activității unității în caz de risc pentru sănătatea publică, și vor lua toate măsurile care se impun pentru a asigura conformitatea OSA cu toate cerințele legale și siguranța alimentelor introduse deja pe piață.

Dacă este cazul, în situația în care, după termenul acordat de la suspendare, operatorul nu remediază neconformitățile care au generat-o, vor fi inițiate proceduri de eliminare de pe listele UE.

De asemenea, se vor iniția proceduri disciplinare.

• În general, verificarea remedierii neconformităților poate fi efectuată prin justificare documentară sau după o vizită de audit de urmărire subsecventă.

În limitele flexibilității, în cadrul unei evaluări a riscurilor și în cazurile în care auditorul este același cu cel care efectuează inspecțiile la nivelul OSA, poate fi posibilă verificarea remedierii neconformităților minore la următoarea inspecție programată pentru operatorul în cauză. Nu este necesară o notificare prealabilă, ci doar informarea și reflectarea în raportul de audit a faptului că remedierea acestor neconformități minore va fi verificată la următoarea inspecție.

Rezumatul măsurilor întreprinse de autoritățile competente:

8. CÂTEVA ORIENTĂRI SUPLIMENTARE PRIVIND AUDITUL CULTURII SIGURANȚEI ALIMENTARE

Regulamentul (CE) nr. 852/2004 prevede obligația legală a OSA de a pune în aplicare cultura siguranței alimentare, care trebuie verificată de autoritatea competentă.

În timpul auditului, OSA trebuie să demonstreze că toți membrii personalului au cunoștință de aspectele legate de siguranța alimentară relevante pentru sarcinile lor și că este pusă în aplicare o cultură adecvată a siguranței alimentare (FSC). Auditorul poate verifica FSC prin:

• Verificarea anchetelor FSC (de exemplu, prin chestionare) efectuate la nivelul unității sau al grupului de unități care desfășoară aceeași activitate.
• Intervievarea (a se vedea chestionarul simplificat de mai jos) și observarea:
  • verificarea cunoștințelor personalului intervievat cu privire la importanța furnizării de alimente sigure și adecvate;
  • verificarea comportamentului și atitudinii angajaților în ceea ce privește igiena alimentară;
  • verificarea angajamentului conducerii și a comunicării cu alte departamente;
  • verificarea implicării de către conducere a întregului personal în practicile din domeniul siguranței alimentare.
• Verificarea resurselor. Punerea în aplicare a FSC necesită timp și resurse. Presiunea mare a timpului pentru producție ar putea indica absența unei FSC. Organizarea unui sondaj utilizând un chestionar. Acest audit specific extins al FSC este recomandat la nivelul întreprinderilor mari sau al grupurilor de unități care desfășoară aceleași activități în cadrul unui sector sau al aceluiași grup de întreprinderi.

În special, în cazul operatorilor mici din sectorul alimentar, auditorul poate evalua gradul de conștientizare al personalului numai prin observare și interviuri cu personalul relevant.

Pentru a evita percepția subiectivă, verificarea FSC trebuie efectuată prin analizarea unor date obiective, de exemplu, practici de igienă alimentară, cursuri de formare urmate de personal, prin verificarea documentației privind fluxul de informații și feedbackul între angajați și manageri sau prin verificarea performanței ca rezultate ale auditurilor interne, analiză microbiologică, monitorizarea neconformităților etc.

Auditorul are, de asemenea, posibilitatea de a organiza un sondaj utilizând un chestionar.

Tabelul 1

Exemplu de listă de verificare privind cultura siguranței alimentare pentru autoritățile competente

Alte instrumente pot fi publicate pe site-ul de internet al Comisiei Europene atunci când devin disponibile.

(Exemplu elaborat de Food Standards Agency din Regatul Unit: https://www.food.gov.uk/sites/default/files/media/document/803-1-1431_FS245020_Tool.pdf)

Informații importante despre acest subiect sunt și în: