Programul de eliberare pozitivă: cum te asiguri că un produs este sigur înainte să plece din firmă

Acest articol te ajută să înțelegi ce înseamnă eliberarea pozitivă a produselor și de ce un lot nu ar trebui să plece din firmă doar pentru că pare în regulă sau pentru că este urgent. Este util pentru producători, procesatori, laboratoare, bucătării și orice firmă alimentară care vrea să decidă pe baza dovezilor când un produs poate fi livrat în siguranță.

În siguranța alimentelor, una dintre cele mai importante întrebări pe care trebuie să și-o pună o firmă este foarte simplă:

Produsul acesta poate fi livrat sau nu?

Nu „pare în regulă”.

Nu „așa a ieșit și data trecută”.

Nu „clientul îl așteaptă urgent”.

Ci: avem suficiente dovezi că produsul îndeplinește cerințele de siguranță, calitate, igienă, microbiologie și legislație înainte să fie eliberat pentru vânzare sau livrare?

Exact aici intervine programul de eliberare pozitivă.

Ce înseamnă eliberarea pozitivă?

Eliberarea pozitivă este o procedură prin care un produs, un lot sau o serie de producție este pusă la dispoziția clientului numai după ce au fost finalizate, verificate și aprobate toate controalele necesare.

Cu alte cuvinte, produsul nu pleacă din firmă doar pentru că a fost fabricat, ambalat și etichetat. Produsul pleacă doar după ce există confirmarea că:

documentele au fost completate;

monitorizările au fost efectuate;

limitele critice sau limitele operaționale au fost respectate;

eventualele abateri au fost gestionate;

analizele necesare sunt conforme;

înregistrările au fost revizuite;

persoana responsabilă a aprobat eliberarea produsului.

Este un principiu simplu, dar foarte puternic: mai întâi verifici, apoi livrezi.

De ce este necesar un program de eliberare pozitivă?

O companie care produce, procesează, ambalează, depozitează sau distribuie alimente are responsabilitatea de a pune pe piață produse sigure și conforme.

Această responsabilitate nu se poate baza doar pe încredere, experiență sau impresii. Ea trebuie susținută prin dovezi.

Un program de eliberare pozitivă ajută firma să se asigure că produsele livrate:

respectă specificațiile interne;

respectă cerințele clientului;

respectă cerințele legale aplicabile;

respectă cerințele de siguranță alimentară;

respectă cerințele microbiologice, acolo unde sunt aplicabile;

au fost produse în condiții controlate;

pot fi urmărite prin loturi și documente.

Practic, programul de eliberare pozitivă transformă decizia „putem livra?” într-un proces controlat, documentat și responsabil.

Nu este doar o formalitate de calitate

Uneori, eliberarea produsului este tratată ca o simplă semnătură pe o fișă. Aceasta este o greșeală.

Eliberarea pozitivă nu înseamnă „am semnat, deci e bine”. Înseamnă că cineva competent a verificat dacă sunt îndeplinite toate condițiile înainte ca produsul să plece.

Diferența este uriașă.

O semnătură fără verificare este decor administrativ.

O semnătură după verificare este control real.

Și, cum știm deja, în siguranța alimentelor decorul nu ține loc de temperatură corectă, igienă bună sau analize conforme.

Ce trebuie să includă un program de eliberare pozitivă?

Programul de eliberare pozitivă trebuie adaptat fiecărei companii, fiecărui produs și fiecărui flux tehnologic. Nu există o singură formulă universală pentru toate firmele.

Totuși, un program corect ar trebui să includă cel puțin câteva componente esențiale.

1. Revizuirea înregistrărilor HACCP/SMSA

Într-o unitate care are implementat un sistem HACCP sau SMSA, înregistrările generate în timpul producției trebuie verificate înainte de eliberarea lotului.

Această revizuire trebuie să urmărească dacă:

punctele critice de control au fost monitorizate conform planului;

limitele critice au fost respectate;

punctele de control operaționale, dacă există, au fost gestionate corect;

înregistrările sunt complete;

valorile înscrise sunt coerente;

abaterile au fost identificate;

acțiunile corective au fost aplicate;

produsul afectat a fost izolat, evaluat sau gestionat corespunzător;

persoana responsabilă a verificat și aprobat documentele.

Dacă există un CCP, nu este suficient să existe o fișă. Trebuie verificat dacă monitorizarea a fost făcută corect și dacă rezultatele demonstrează controlul.

2. Revizuirea acțiunilor corective

Un element foarte important este verificarea abaterilor.

Dacă a apărut o depășire de temperatură, o problemă la recepție, o eroare de etichetare, o neconformitate de igienă sau o problemă de proces, programul de eliberare pozitivă trebuie să stabilească ce se întâmplă cu produsul.

Întrebările importante sunt:

Ce s-a întâmplat?

Ce produs sau lot a fost afectat?

A fost produsul blocat?

A fost evaluat riscul?

Ce acțiune corectivă s-a aplicat?

Cine a aprobat decizia?

Produsul mai poate fi eliberat?

Este nevoie de reținere, retragere, reprelucrare, reclasificare sau distrugere?

Un produs cu abatere nu trebuie eliberat automat doar pentru că „probabil este în regulă”. Într-un sistem controlat, abaterea trebuie analizată și documentată.

3. Revizuirea înregistrărilor de calitate

Pe lângă siguranța alimentelor, multe produse trebuie să respecte și cerințe de calitate.

În funcție de activitate, pot fi verificate:

specificațiile produsului finit;

greutatea netă;

aspectul;

gustul;

mirosul;

textura;

culoarea;

pH-ul;

activitatea apei;

concentrația de sare, zahăr sau alte componente;

integritatea ambalajului;

etichetarea;

identificarea lotului;

termenul de valabilitate;

condițiile de depozitare;

rezultatele testelor interne.

Aceste verificări sunt importante nu doar pentru imaginea firmei, ci și pentru relația cu clientul. Un produs sigur, dar neconform cu specificația, poate genera reclamații, retururi și pierderi.

4. Revizuirea igienei și curățării

Unele companii includ în programul de eliberare pozitivă și verificarea documentelor de curățare și dezinfecție.

Această verificare este foarte utilă, mai ales în unitățile unde igiena echipamentelor influențează direct siguranța produsului.

Pot fi analizate:

registrele de igienizare;

fișele de verificare preoperațională;

rezultatele testelor de sanitație;

verificările vizuale;

concentrația soluțiilor de curățare și dezinfectare;

timpul de contact;

zonele curățate;

semnăturile persoanelor responsabile;

eventualele neconformități.

Dacă produsul a fost fabricat pe o linie care nu a fost curățată corespunzător, riscul de contaminare crește. De aceea, igiena nu este doar o etapă de „înainte de producție”, ci poate deveni un criteriu de eliberare a produsului.

5. Revizuirea testelor microbiologice

Pentru multe produse, testele microbiologice pot fi necesare pentru siguranță, calitate, cerințe legale sau cerințe ale clientului.

În aceste situații, produsul nu ar trebui eliberat înainte ca rezultatele să fie disponibile și evaluate, dacă procedura internă sau cerința clientului prevede acest lucru.

Pot fi urmărite:

rezultatele analizelor microbiologice;

laboratorul care a efectuat testarea;

metodele folosite;

lotul testat;

data recoltării;

data rezultatului;

limitele acceptate;

conformitatea cu specificațiile;

certificatul de analiză, dacă este necesar.

Dacă rezultatul microbiologic este obligatoriu pentru eliberare, atunci regula trebuie să fie clară: fără rezultat conform, produsul rămâne blocat.

6. Verificarea cerințelor legale

În funcție de produs, sector și piață, pot exista cerințe legale suplimentare înainte de eliberare.

Acestea pot include, de exemplu:

condiții speciale de etichetare;

mențiuni obligatorii;

cerințe privind alergeni;

cerințe de trasabilitate;

cerințe privind temperatura;

documente sanitar-veterinare sau alte documente de conformitate;

aprobări sau verificări specifice pentru anumite categorii de produse;

cerințe impuse de autorități sau de standarde private.

Pentru România și Uniunea Europeană, programul trebuie adaptat legislației aplicabile și tipului de activitate. Exemplele din alte sisteme, cum ar fi cele americane, pot fi utile ca principiu, dar procedura internă trebuie corelată cu cerințele locale și europene.

Aici este important să nu copiem mecanic un model. Un program de eliberare pozitivă trebuie să fie legal, aplicabil și potrivit activității reale.

7. Verificarea trasabilității și identificării lotului

Niciun produs nu ar trebui eliberat fără identificare clară.

Programul de eliberare pozitivă trebuie să confirme că produsul poate fi urmărit:

ce materii prime au fost folosite;

din ce loturi provin;

când a fost produs;

pe ce linie sau în ce spațiu;

cine a verificat;

unde a fost depozitat;

cui a fost livrat.

Trasabilitatea este esențială mai ales dacă apare ulterior o problemă. Fără identificare corectă, o neconformitate mică se poate transforma rapid într-o criză mare.

Lista de verificare pentru eliberarea pozitivă

Pentru ca procesul să fie clar, multe firme folosesc o listă de verificare pentru fiecare lot sau ciclu de producție.

Această listă poate include toate documentele care trebuie verificate înainte de eliberare.

De exemplu:

documentație HACCP/SMSA verificată;

monitorizări CCP verificate;

abateri analizate;

acțiuni corective aprobate;

registre de temperatură verificate;

fișe de recepție verificate;

igienizare verificată;

teste interne verificate;

rezultate microbiologice conforme;

etichetare verificată;

lot identificat corect;

condiții de depozitare respectate;

cerințe client verificate;

cerințe legale verificate;

aprobare finală acordată.

Această listă devine dovada că produsul nu a fost eliberat la întâmplare, ci după o verificare structurată.

Cine trebuie să aprobe eliberarea produsului?

Eliberarea pozitivă trebuie făcută de o persoană competentă, desemnată oficial în procedură.

Poate fi:

responsabilul calitate;

responsabilul HACCP/SMSA;

managerul de producție, în anumite limite;

managerul tehnic;

o persoană autorizată intern pentru eliberarea loturilor.

Important este ca persoana respectivă:

să cunoască produsul;

să înțeleagă riscurile;

să știe să interpreteze înregistrările;

să poată evalua abaterile;

să aibă autoritatea de a bloca produsul;

să nu fie presată să elibereze produse neconforme.

Atenție: dacă persoana responsabilă cu eliberarea nu poate spune „nu”, atunci programul este slab. Un sistem bun îi oferă responsabilului autoritate reală, nu doar obligația de a semna.

Ce se întâmplă cu produsul înainte de eliberare?

Un program bun trebuie să prevadă clar statutul produsului.

Produsul poate fi:

în așteptare – fabricat, dar neaprobat;

blocat – nu poate fi livrat până la clarificare;

eliberat – aprobat pentru vânzare/livrare;

reținut – păstrat până la rezultate sau decizie;

neconform – supus unei decizii speciale;

reprelucrat, reclasificat sau distrus, dacă este cazul.

Această separare este esențială. Dacă produsele aprobate și cele neaprobate sunt amestecate, riscul de livrare accidentală crește.

În practică, produsul aflat în așteptare trebuie identificat clar, fizic sau digital, astfel încât personalul să știe că nu poate fi expediat.

Eliberarea anticipată: o zonă sensibilă

Unele firme includ în procedură posibilitatea eliberării produsului înainte ca toate documentele sau rezultatele să fie disponibile.

Aceasta se numește, în practică, eliberare anticipată.

Este o zonă sensibilă și trebuie tratată cu mare prudență.

Din perspectiva vânzărilor, tentația este evidentă: clientul așteaptă, comanda este urgentă, produsul trebuie să plece. Din perspectiva siguranței alimentelor, întrebarea este alta:

Ce risc acceptăm dacă produsul pleacă înainte de toate verificările?

Dacă o firmă decide să permită eliberarea anticipată, procedura trebuie să stabilească foarte clar:

în ce situații este permisă;

pentru ce produse este permisă;

ce documente trebuie verificate obligatoriu înainte;

ce rezultate pot lipsi temporar;

cine aprobă;

ce istoric are produsul;

ce se întâmplă dacă ulterior apare un rezultat neconform;

cum poate fi retras produsul rapid;

cum este informat clientul, dacă este necesar.

Eliberarea anticipată nu trebuie să fie o scurtătură comodă. Trebuie să fie o excepție controlată.

Personal, aș trata eliberarea anticipată ca pe butonul roșu de sub capac: există, dar nu îl apeși pentru că cineva se grăbește la depozit.

Istoricul produsului contează

În evaluarea unei eventuale eliberări anticipate sau a nivelului de verificare necesar, istoricul produsului este important.

Un produs cu istoric bun, fără abateri relevante, fără reclamații și cu rezultate constante poate avea un profil de risc diferit față de un produs nou sau instabil.

Trebuie analizate:

rezultatele anterioare;

reclamațiile;

neconformitățile;

abaterile de proces;

stabilitatea parametrilor;

sensibilitatea microbiologică;

riscul pentru consumator;

cerințele clientului.

Totuși, istoricul bun nu înseamnă libertate totală. Înseamnă doar că deciziile pot fi fundamentate mai bine.

Programul trebuie verificat prin audit intern

Programul de eliberare pozitivă nu trebuie să rămână doar o procedură scrisă.

El trebuie inclus în programul de audit intern, cel puțin o dată pe an sau mai des, dacă riscul o cere.

Auditul trebuie să verifice dacă:

procedura este aplicată;

înregistrările sunt complete;

responsabilitățile sunt clare;

produsele nu sunt eliberate înainte de aprobare;

abaterile sunt tratate corect;

rezultatele microbiologice sunt analizate;

eliberările anticipate sunt justificate și aprobate;

produsele blocate sunt gestionate corect;

trasabilitatea funcționează;

semnăturile și datele sunt prezente;

personalul înțelege procedura.

Auditul intern poate analiza mai multe loturi din perioade diferite, pentru a vedea dacă sistemul funcționează constant, nu doar când „se știe că vine auditul”.

Ce beneficii aduce eliberarea pozitivă?

Un program bine făcut aduce beneficii reale pentru firmă.

Reduce riscul de livrare a produselor neconforme

Produsul este verificat înainte să ajungă la client. Asta reduce riscul de reclamații, retrageri și pierderi.

Crește controlul intern

Firma știe mai bine ce se întâmplă în producție, unde apar abateri și ce trebuie îmbunătățit.

Susține relația cu clienții

Clienții au mai multă încredere atunci când produsul este livrat pe baza unui proces clar de verificare.

Ajută la pregătirea controalelor și auditurilor

Înregistrările sunt organizate, revizuite și ușor de prezentat.

Protejează consumatorul

Acesta este, în final, obiectivul principal. Produsul trebuie să fie sigur pentru consum.

Greșeli frecvente într-un program de eliberare pozitivă

Un program poate exista pe hârtie, dar să nu funcționeze corect.

Greșeli frecvente:

produsul este livrat înainte de verificare;

înregistrările sunt semnate fără a fi citite;

nu există criterii clare de eliberare;

abaterile nu sunt analizate;

rezultatele microbiologice sunt ignorate sau primite prea târziu;

nu există statut clar pentru produsul blocat;

persoana care aprobă nu are autoritate reală;

marketingul sau vânzările presează calitatea;

nu există audit intern;

procedura nu este adaptată produsului.

Cea mai gravă greșeală este să ai un program de eliberare pozitivă care arată bine, dar nu poate opri un produs neconform. Atunci nu mai este program. Este tapet procedural.

Cum se poate implementa simplu într-o firmă alimentară?

Pentru o firmă mică sau medie, programul nu trebuie să fie complicat. Trebuie să fie clar.

Pașii de bază pot fi:

1. Stabilești ce produse sau loturi intră în program

Poate fi fiecare lot de producție, fiecare tranșă, fiecare comandă sau fiecare serie, în funcție de activitate.

2. Stabilești criteriile de eliberare

Ce trebuie verificat înainte ca produsul să plece?

3. Stabilești documentele obligatorii

Ce registre, fișe, analize și aprobări sunt necesare?

4. Desemnezi persoana responsabilă

Cine verifică și cine aprobă?

5. Definești statutul produsului

Cum marchezi produsul în așteptare, blocat sau eliberat?

6. Stabilești ce faci în caz de abatere

Cine decide? Cum se documentează? Ce se întâmplă cu produsul?

7. Verifici periodic aplicarea

Prin audit intern, revizuire managerială sau verificări operative.

Exemplu simplu de formulare pentru procedură

O procedură internă poate începe astfel:

Compania se angajează să furnizeze clienților și consumatorilor produse care respectă specificațiile stabilite privind siguranța alimentelor, calitatea, cerințele legale aplicabile și cerințele agreate cu clienții.

În acest scop, compania aplică un program de eliberare pozitivă, prin care produsele sau loturile sunt eliberate pentru livrare numai după finalizarea, verificarea și aprobarea înregistrărilor relevante.

Programul urmărește să confirme că monitorizările HACCP/SMSA, verificările de calitate, igienă, trasabilitate, testele interne și/sau rezultatele de laborator, acolo unde sunt aplicabile, îndeplinesc criteriile stabilite înainte ca produsul să fie expediat.

Această formulare poate fi adaptată în funcție de activitate, produs și nivelul de complexitate al firmei.

Ce poate face Codex pentru această procedură?

În Codex, un program de eliberare pozitivă poate fi legat de mai multe documente și instrumente practice:

procedura de eliberare pozitivă;

lista de verificare pentru eliberarea lotului;

registre HACCP/SMSA;

fișe de monitorizare CCP;

registru de neconformități;

fișă de acțiuni corective;

procedură de blocare produs;

procedură de trasabilitate;

procedură de retragere/rechemare;

registre de temperatură;

fișe de igienizare;

model de analiză a abaterilor;

instrucțiuni pentru personalul responsabil.

Consultantul AI Codex poate ajuta utilizatorul să înțeleagă ce documente îi trebuie și cum se leagă această procedură de activitatea sa.

De exemplu, utilizatorul poate întreba:

„Am o unitate de producție. Cum stabilesc o procedură de eliberare pozitivă?”

„Ce trebuie verificat înainte să livrez un lot de produse alimentare?”

„Ce documente trebuie să revizuiesc înainte de eliberarea produsului?”

„Cum gestionez un produs blocat până vin rezultatele analizelor?”

Concluzie

Programul de eliberare pozitivă este una dintre cele mai bune metode prin care o firmă alimentară poate preveni livrarea produselor neconforme.

El asigură că produsul este expediat doar după ce au fost verificate documentele, monitorizările, testele, cerințele de calitate, cerințele legale și eventualele abateri.

Scopul nu este să mai adăugăm o hârtie într-un dosar. Scopul este să avem o decizie clară și responsabilă înainte ca produsul să ajungă la client.

Un program bun de eliberare pozitivă răspunde la o întrebare esențială:

Avem dovezi suficiente că acest produs poate fi livrat în siguranță?

Dacă răspunsul este da, produsul poate fi eliberat.

Dacă răspunsul este nu, produsul trebuie oprit, verificat și clarificat.

În siguranța alimentelor, aceasta este una dintre cele mai sănătoase reguli: produsul pleacă doar după ce firma poate demonstra că este conform.