Un produs poate fi conform în momentul în care părăsește fabrica și, totuși, să genereze ulterior informații care ar trebui să determine reevaluarea riscului. Aceasta este una dintre diferențele importante dintre "controlul unui produs" și "managementul siguranței alimentelor. Să analizăm un scenariu care nu este chiar ipotetic.
Schimbarea
Un procesator decide reformularea unei game de produse. Un colorant sintetic și un conservant sunt înlocuite pentru a răspunde cererii comerciale pentru o etichetă mai simplă și unei strategii de tip „clean label”. Mai este și o componentă economică, care se bazează pe preț. Noile soluții par a fi mai ieftine ceea ce pentru departamentul financiar este un semnal pozitiv. Schimbarea este tratată corespunzător din punct de vedere tehnic. Noua rețetă este testată, sunt efectuate verificările prevăzute, produsul respectă specificațiile stabilite, iar analizele microbiologice ale loturilor sunt conforme.
Producția începe. Loturile sunt eliberate și ajung în depozite, magazine și, în cele din urmă, la consumatori. Din perspectiva controlului de produs, procesul pare încheiat.
Din perspectiva managementului riscului, însă, tocmai a început o etapă nouă.
Primele semnale
După aproximativ trei săptămâni apar câteva reclamații. Un consumator spune pe social media că produsul are un gust diferit. Altul comentează și reclamă un disconfort digestiv. Două persoane descriu reacții pe care le consideră alergice. Și dintr-o dată social media se saturează de "probleme" legate de vechiul dar noul produs. În paralel dintr-o altă zonă a țării, de la un retailer, vine o reclamație referitoare la modificarea consistenței produsului înainte de expirarea termenului de valabilitate.
Niciun caz, analizat individual, nu pare suficient pentru declanșarea unei crize. Și tocmai aici apare problema managerială.
Departamentul comercial înregistrează reclamațiile privind gustul. Responsabilul de calitate investighează problema de consistență. Mesajele de pe rețelele sociale sunt gestionate de marketing. Sesizarea referitoare la o posibilă reacție alergică ajunge, eventual, la responsabilul pentru siguranța alimentelor. Toate acestea desigur dacă organizația are pus la punct un astfel de mecanism.
Organizația deține informația, dar informația este fragmentată.
Nimeni nu vede încă întregul tablou.
Problema nu este lipsa datelor. Este incapacitatea de a le conecta
Un sistem matur de management al siguranței alimentelor nu ar trebui să se limiteze la întrebarea:
- „Produsul a fost conform când l-am eliberat?”
Trebuie să poată răspunde și la o întrebare mai dificilă:
- „Ce informații noi au apărut după eliberarea produsului și modifică ele evaluarea inițială a riscului?”
Această este situația în care problema poate genera o reactie corectă si masuri concrete, rapide și eficiente.
Analizele microbiologice, verificarea temperaturilor, controlul igienei, monitorizarea punctelor critice și verificarea documentelor demonstrează starea procesului și a produsului în anumite momente. De obicei în momentul actual din fluxul tehnologic care se desfășoară în unitatea de producție. Ele nu pot anticipa însă fiecare interacțiune dintre produs, ambalaj, distribuție, condițiile reale de păstrare și comportamentul consumatorului.
De aceea, produsul aflat pe piață devine el însuși o sursă de informații pentru sistemul de management.
Lecția pe care industria alimentară o poate împrumuta din farmacovigilență
Industria farmaceutică dispune de un concept foarte bine dezvoltat: "farmacovigilența". Un medicament nu încetează să fie evaluat în momentul autorizării și punerii sale pe piață. Informațiile provenite din utilizarea sa în populație sunt colectate și analizate pentru identificarea unor semnale care nu au putut fi observate anterior.
Nu este necesar ca industria alimentară să copieze sistemul farmaceutic. Principiul managerial merită însă preluat:
Un eveniment izolat poate fi zgomot. Mai multe evenimente aparent minore, corelate prin produs, lot, perioadă, ingredient sau furnizor, pot constitui un semnal.
În scenariul nostru, care așa cum am spus nu este ipotetic, problema nu este existența unei reclamații. Problema este dacă organizația poate descoperi că, după reformulare, "frecvența sau tipologia reclamațiilor s-a modificat".
Aceasta transformă reclamațiile dintr-un instrument de customer service într-o componentă a sistemului de supraveghere a siguranței și performanței produsului.
Investigația începe
Managementul decide centralizarea reclamațiilor din primele 90 de zile după reformulare. Datele sunt reclasificate. Reclamațiile privind gustul, mirosul, culoarea și textura sunt separate de cele privind alterarea prematură, simptomele digestive, reacțiile de hipersensibilitate, corpurile străine sau alte posibile consecințe asupra sănătății.
Apoi informațiile sunt corelate cu:
- produsul;
- lotul;
- data fabricației;
- linia de producție;
- ingredientele și furnizorii;
- modificările de rețetă;
- ambalajul;
- condițiile și traseul de distribuție;
- rezultatele monitorizărilor interne;
- rezultatele analizelor de laborator.
Separat, fiecare informație spune puțin. Împreună pot spune foarte mult.Analiza arată că majoritatea semnalărilor au apărut numai după reformulare. În acel moment, organizația nu mai investighează câteva reclamații.
Investighează o schimbare de sistem.
Investigația trebuie să poată merge în ambele direcții
Aici apare o caracteristică importantă a managementului modern al siguranței alimentelor. Investigația nu trebuie să se oprească la poarta fabricii. Ea trebuie să poată merge "în aval", către distribuție și consumator, dar și "în amonte", către furnizori și producția primară.
- Dacă semnalul indică o pierdere mai rapidă a stabilității produsului, vor fi investigate formularea, procesul, ambalajul, temperatura și condițiile reale de distribuție.
- Dacă apar semnale privind alergeni, investigația poate conduce către specificațiile materiilor prime, furnizori, contaminări încrucișate sau modificări ale ingredientelor.
- Dacă problema este microbiologică, investigația poate ajunge mult mai departe: la materia primă, apa utilizată, condițiile din fermă, practicile agricole sau sursele de contaminare din mediul de producție primară.
Acum s epoate trasa o linie clară într "trasabilitate" și "utilizarea managerială a trasabilității"
Prima permite identificarea traseului unui produs. A doua folosește acel traseu pentru identificarea cauzei unui risc.
De la produsul finit la fermă
Să presupunem că investigația indică o materie primă vegetală provenită de la un anumit furnizor. Documentele furnizorului sunt conforme. Materia primă a fost recepționată conform procedurii. Analizele efectuate nu au indicat o problemă. Totuși, investigația nu trebuie să se încheie aici. Contaminarea materiilor prime poate avea originea înainte de recoltare: în apa de irigație, amendamentele organice utilizate, contactul cu animale, solul, echipamentele sau condițiile de manipulare.
În producția animală, aceeași logică poate conduce investigația către furaje, apă, biosecuritatea exploatației, condițiile de adăpostire sau existența unor animale purtătoare fără manifestări clinice evidente.
Acesta este rolul "supravegherii riscurilor în amonte". Nu înseamnă că procesatorul trebuie să transforme fiecare furnizor într-un laborator. Înseamnă că evaluarea furnizorului trebuie să fie proporțională cu riscul pe care materia primă îl poate introduce în produs.
Un HACCP matur nu este o fotografie. Este un sistem care învață
Aici se află, de fapt, cheia acestui studiu de caz. O organizație poate avea proceduri corecte, analize conforme și documente impecabile și totuși să reacționeze târziu dacă sistemul său nu este construit pentru a identifica "semnalele slabe".
Managementul siguranței alimentelor trebuie privit ca un circuit continuu:
schimbare → evaluare → producție → monitorizare → semnal → analiză → investigație → decizie → reevaluarea riscului.
Iar apoi ciclul începe din nou.
Reformularea unei rețete este o schimbare. Un furnizor nou este o schimbare. O materie primă provenită dintr-o altă regiune este o schimbare. Un ambalaj nou este o schimbare. O modificare a termenului de valabilitate este o schimbare. Chiar și modificarea comportamentului consumatorului poate schimba condițiile în care produsul este utilizat.
Un sistem matur trebuie să știe "ce s-a schimbat, ce risc poate introduce schimbarea și ce informații trebuie urmărite după implementarea ei."
Cum poate fi construit practic un asemenea sistem
Nu este necesară existența unei structuri birocratice separate sau mai multe hartii într-un dosar. În multe organizații, datele există deja. Problema este că nu sunt tratate împreună.
Un model operațional poate porni de la cinci componente:
- Registrul schimbărilor - Orice modificare relevantă a rețetei, furnizorului, procesului, ambalajului sau termenului de valabilitate trebuie să poată fi identificată ulterior.
- Perioada de supraveghere intensificată - După o schimbare importantă poate fi stabilită o perioadă definită de monitorizare în care reclamațiile, neconformitățile și rezultatele analizelor sunt urmărite cu atenție sporită
- Clasificarea unitară a semnalelor - Calitate, alterare, simptome digestive, alergeni, corpuri străine, contaminare microbiologică, ambalaj, temperatură, distribuție — organizația trebuie să folosească aceeași clasificare indiferent dacă informația provine de la laborator, customer service, vânzări sau social media.
- Analiza tendințelor - Întrebarea nu este doar „câte reclamații avem?”, ci: "ce s-a schimbat față de comportamentul normal al produsului?Creșterea frecvenței unui anumit tip de eveniment, concentrarea lui pe anumite loturi sau asocierea cu o modificare recentă poate justifica o investigație chiar înainte de apariția unei neconformități majore.
- Escaladarea și reevaluarea riscului - Un semnal relevant trebuie să aibă un traseu managerial clar: cine îl evaluează, când se deschide investigația, cine poate bloca un lot, când este reevaluat furnizorul și în ce situații sunt necesare măsuri asupra produselor deja distribuite.
Ce rezolvă, de fapt, managementul printr-un asemenea sistem
Nu achiziționează mai multă birocrație. Cumpără "timp de reacție"
Există o diferență economică enormă între identificarea unei probleme când aceasta afectează câteva loturi și descoperirea ei după ce produsul se află de săptămâni în distribuție. Există aceeași diferență între identificarea unui furnizor cu risc înainte ca materia primă să intre în producție și descoperirea problemei după fabricarea produsului finit.
De aceea, indicatorul unui sistem performant de siguranță alimentară nu este numai numărul neconformităților găsite. Un indicator mult mai interesant pentru management este:
"Cât de repede transformă organizația un semnal slab într-o informație pe baza căreia poate lua o decizie?"
Concluzie: de la conformitate la capacitate
În exemplu nostru, care are multe conexiuni cu o situație reală, compania avea analize. Avea proceduri. Avea trasabilitate. Avea reclamațiile consumatorilor. Avea date despre furnizori. Probabil avea și un plan HACCP foarte bine documentat. Ceea ce îi lipsea era mecanismul prin care toate aceste informații să devină "un singur sistem de învățare și decizie". Aceasta este diferența dintre conformitate și capacitate organizațională.
Conformitatea răspunde întrebării: „Am făcut ceea ce trebuia să fac?”
Managementul matur al siguranței alimentelor adaugă o întrebare mult mai importantă: „Ce încearcă să ne spună sistemul chiar acum?”
În siguranța alimentelor, uneori primul avertisment nu este o analiză pozitivă, un control oficial sau un lot respins. Poate fi o reclamație banală. Apoi încă una. Și încă una.
Organizațiile performante nu așteaptă ca semnalul să devină criză pentru a începe să îl asculte.
Documentele publicate pe Codex.ro sunt modele, șabloane și materiale de orientare, informare și suport practic, destinate să sprijine înțelegerea cerințelor legale, a principiilor HACCP/SMSA și a bunelor practici aplicabile în industria alimentară. Aceste materiale au caracter general și orientativ și nu reprezintă consultanță juridică ori tehnică de specialitate, audit oficial, certificare sau garanție de conformitate cu legislația aplicabilă. Ele nu identifică în mod automat toate pericolele, măsurile de control sau obligațiile legale aplicabile unei anumite activități. Un document descărcat nu dobândește valoare oficială prin simpla descărcare sau utilizare: el devine aplicabil numai după ce este completat, adaptat, datat, asumat, semnat și implementat de operatorul economic responsabil, conform legislației în vigoare și cerințelor autorităților competente. Fiecare operator economic are responsabilitatea exclusivă de a verifica, adapta, completa, valida și aplica documentele în funcție de specificul propriei activități, de produsele, procesele, spațiile, echipamentele și riscurile proprii. Codex.ro, Asociația Codex, autorii și colaboratorii săi nu își asumă răspunderea pentru neconformități, sancțiuni, pierderi sau alte consecințe rezultate din utilizarea necorespunzătoare, incompletă, neadaptată sau eronată a acestor materiale. Prin descărcarea și utilizarea documentelor, confirmați că ați înțeles caracterul lor orientativ, că acestea trebuie adaptate înainte de aplicarea în propria firmă și că le utilizați pe propriul risc. Pentru detalii, consultați Nota juridică completă.
