Eșecurile la auditurile de siguranță alimentară în România sunt o problemă de comportament, nu de hârtii

Pentru multe fabrici și unități de procesare alimentară din România, pregătirea pentru un audit (fie el IFS, BRC, ISO 22000 sau un control inopinat de la DSVSA) înseamnă adesea o cursă contra cronometru pentru a pune la punct documentația. Cu toate acestea, realitatea de pe teren ne arată o altă perspectivă: eșecurile la auditurile de siguranță alimentară sunt, de fapt, probleme de comportament, nu probleme de protocoale.

Conform unei firme de consultanță internaționale, cele mai frecvente neconformități constatate în timpul auditurilor au un numitor comun: angajați care cunosc protocoalele corecte, dar nu le respectă în mod constant. Facilitățile nu pică auditurile pentru că le lipsește un registru sau o procedură scrisă. Eșuează pentru că, în viața reală a unei fabrici, angajații abandonează protocoalele atunci când termenele de producție sunt strânse, când supervizorii sunt în altă secție, iar „scurtăturile” par inofensive pe moment.

Inspecțiile autorităților au loc periodic, dar comportamentele care generează riscuri și duc la neconformități majore se întâmplă zilnic.

Principalele tipare de eșec la audit

Studiul identifică cele mai frecvente eșecuri de audit ca fiind direct legate de comportamentul personalului de execuție:

• Activitatea dăunătorilor cauzată de monitorizarea inconsistentă și nerespectarea programului de verificare (uși lăsate deschise, deșeuri uitate).
• Igienizare inadecvată apărută atunci când personalul se grăbește pentru a reporni linia de producție sau scurtează intenționat procedurile de curățenie.
• Deficiențe în controlul substanțelor chimice din cauza manipulării neglijente sau a utilizării neconforme cu eticheta (diluții incorecte, depozitare pe același raft cu ingredientele).
• Lacune în planul de siguranță alimentară (HACCP) atunci când procedurile documentate riguros nu sunt, de fapt, respectate pe linia de producție.
• Probleme cu echipamentele și ustensilele cauzate de deteriorare ignorată și întreținere amânată.

Fiecare dintre aceste puncte pare, la prima vedere, o lipsă de cunoștințe. Dar nu este. Angajații români din industria alimentară știu ce impun regulile. Problema majoră este aplicarea lor consecventă sub presiunea producției.

De ce o simplă „reconversie” sau „instruire anuală” nu va rezolva problema

Instruirea tradițională pentru conformitate predă informații, nu formează obiceiuri.

Cercetările privind formarea obiceiurilor ne arată că dezvoltarea unor comportamente automate necesită aproximativ 10 săptămâni de practică constantă. În România, majoritatea programelor de instructaj obligatoriu (SSM, Igienă) comprimă toată teoria în câteva ore sau într-o mapă semnată rapid de angajați – o perioadă de timp insuficientă pentru a schimba comportamente de durată. Curba uitării agravează situația: fără întăriri și reamintiri constante, cea mai mare parte a informațiilor predate se evaporă în mai puțin de o lună.

Cum reacționează de obicei facilitățile de producție? Remediază neconformitatea pe loc (curăță utilajul, închid ușa), actualizează o procedură în dosar și așteaptă următorul audit. Dar fără a schimba comportamentele subiacente ale oamenilor de pe bandă, exact aceleași probleme vor reapărea anul următor. Acesta nu este un eșec de cunoștințe, ci un eșec de proiectare a sistemului de lucru.

Integrarea siguranței în activitatea zilnică

Conformitatea pe termen lung necesită o formare care să construiască obiceiuri direct în timpul operațiunilor de zi cu zi, nu în săli de curs izolate.

În loc să scoateți angajații de pe linie pentru sesiuni lungi și plictisitoare de teorie, o abordare mult mai eficientă înseamnă introducerea unor activități practice, scurte și extrem de specifice în timpul programului normal de lucru. Luați exemplul depozitării substanțelor chimice de curățenie: în loc de un training pe PowerPoint despre substanțe toxice, un angajat poate primi o sarcină clară: „În timpul următoarei verificări de final de tură, asigură-te personal că fiecare canistră de dezinfectant din zona ta este pe paletul corect și are eticheta vizibilă. Dacă ceva nu e la locul lui, corectează imediat și notează în registru înainte de a pleca acasă.”

O astfel de sarcină durează mai puțin de un minut pentru a fi înțeleasă. Ea creează o practică imediată exact în mediul și momentul în care regulile riscă să fie ignorate. Acest context autentic este cel care naște reflexe și obiceiuri care rămân active chiar și atunci când șeful de tură nu este în preajmă.

Personalizarea este la fel de importantă. Un supervizor de tură are nevoie de instruire pe monitorizare și escaladare a problemelor. Un mecanic de întreținere trebuie să știe cum să evite contaminarea cu vaselină a liniei. Un muncitor necalificat nou angajat are nevoie de reguli de bază de igienă personală. Instruirea generică („la grămadă”) tratează pe toată lumea la fel și, tocmai de aceea, nu dă roade.

Măsurarea a ceea ce contează cu adevărat

Ratele de prezență la instructaj și testele grilă bifate la final nu garantează performanța la următorul audit IFS sau BRC. Schimbarea de comportament, în schimb, da.

Înainte de a cheltui bugete pe noi sisteme de training, companiile ar trebui să evalueze realitatea din fabrică. Observațiile directe ale șefilor de tură oferă cea mai valoroasă validare. Atunci când managerii raportează că operatorii efectuează monitorizările de temperatură fără a fi împinși de la spate, mențin ordinea substanțelor chimice între audituri și completează singuri registrele în timp real (nu la finalul săptămânii), abia atunci obțineți o schimbare care va trece orice audit. Măsurați aceste mici victorii: urmăriți reducerea neconformităților repetate și timpul economisit cu acțiunile corective.

Conformitatea ca avantaj competitiv pe piața românească

Eșecurile la audituri costă scump. Dincolo de taxele pentru re-audit, companiile pierd bani remediind erori, oprind producția, refăcând loturi de produse (sau retrăgându-le de pe piață) și consumând timp prețios cu documentația corectivă. Costul cel mai mare este însă blocarea în acest ciclu repetitiv.

Fabricile din România care reușesc să rupă acest cerc vicios câștigă un avantaj competitiv enorm. Respectarea constantă, din reflex, a protocoalelor reduce risipa, scurtează timpul necesar obținerii certificărilor (vitale pentru contractele cu marile rețele de retail) și construiește o echipă pentru care siguranța alimentară este a doua natură, nu un efort obositor.

Angajații dumneavoastră știu deja ce au de făcut. Acum, oferiți-le contextul și practica zilnică de care au nevoie pentru a face acel lucru în mod constant, zi de zi.