Cum funcționează personalizarea documentației SMSA/HACCP și dreptul de utilizare pe CODEX.RO

ocumentația unui sistem de management al siguranței alimentelor nu trebuie să fie doar completă. Trebuie să aparțină activității reale a organizației, să fie înțeleasă de persoanele responsabile și să poată fi aplicată în fiecare zi. Prin nivelurile de membru care includ programele SMSA și HACCP, CODEX.RO pune la dispoziția organizațiilor o structură documentară amplă, organizată și personalizată automat cu datele din cont.

Nu porniți de la un dosar gol și nu trebuie să rescrieți de la început fiecare document general. Primiți structura programelor, procedurile, instrucțiunile, modelele și formularele incluse în nivelul dumneavoastră de acces.

Echipa poate să lucreze și să își adapteze fiecare program la ce are nevoie si apoi alături de comunitatea CODEX.RO poate să aducă propriile corecții pentru ca aceste informații să fie înțelese, adaptate și transformate în practici care funcționează în activitatea de zi cu zi.

Ce înseamnă „documentație personalizată”

Personalizarea începe cu datele introduse de membru în profilul CODEX.RO.

Atunci când un document este generat în format PDF, platforma poate introduce automat în antet informațiile disponibile în cont, precum:

• denumirea organizației;
• numele titularului sau autorului;
• coordonatorul ori responsabilul SMSA;
• activitatea înregistrată;
• data adoptării documentației;
• mențiunea de semnătură configurată în profil;
• alte informații de identificare necesare documentului.

În acest fel, documentul nu mai apare ca un model anonim. El este generat pentru organizația autentificată și poate fi folosit, în condițiile licenței CODEX, în cadrul propriei activități.

Personalizarea automată depinde de corectitudinea și completitudinea profilului. Dacă un câmp nu este completat, informația respectivă nu poate apărea corect în documentul generat.

Personalizarea automată nu înlocuiește adaptarea tehnică

Există două etape diferite, care nu trebuie confundate.

1. Personalizarea automată

CODEX.RO introduce în document datele de identificare și informațiile disponibile în profilul membrului. Ce date a introdus utilizatorul titular al contului acele date se publică.

Această etapă transformă modelul general într-un document identificat pentru utilizarea organizației respective.

2. Adaptarea la activitatea reală

Organizația trebuie să analizeze conținutul și să stabilească dacă documentul corespunde:

• activităților efectiv desfășurate;
• produselor manipulate, preparate, fabricate, depozitate sau comercializate;
• materiilor prime utilizate;
• fluxurilor tehnologice;
• spațiilor și echipamentelor existente;
• numărului și pregătirii persoanelor implicate;
• pericolelor biologice, chimice, fizice și alergenilor relevanți;
• măsurilor de control aplicate;
• cerințelor legale și condițiilor de autorizare;
• modului real de lucru din unitate.

CODEX.RO oferă structura și documentele generale. Organizația verifică aplicabilitatea, completează elementele specifice și își asumă implementarea.

Personalizarea cu numele firmei nu înseamnă, prin ea însăși, că analiza pericolelor, fluxul tehnologic sau măsurile de control au fost validate pentru activitatea concretă.

Cât din documentele Codex acoperă un program complet HACCP

Teoretic, documentele generale puse la dispoziție prin CODEX.RO pot acoperi aproximativ 85-90% din structura documentară generală a programelor SMSA și HACCP. Acele documente comune oricărei organizații indiferent de activitatea pe care o desfășoară. 

Acest procent este o estimare practică privind documentele generale ale sistemului. Nu reprezintă un procent stabilit de lege și nu garantează că aceeași structură este suficientă pentru orice activitate.

În această parte generală pot intra, în funcție de program și nivelul de membru:

• manualul și structura generală a sistemului;
• politica și obiectivele privind siguranța alimentelor;
• organizarea echipei și responsabilitățile;
• controlul documentelor și al înregistrărilor;
• comunicarea internă și externă;
• pregătirea și răspunsul în situații de urgență;
• trasabilitatea;
• retragerea și rechemarea produselor;
• controlul neconformităților;
• validarea, verificarea și îmbunătățirea sistemului;
• auditul intern;
• procedurile generale de igienă și lucru;
• instrucțiunile și modelele de formulare;
• structura generală a programului HACCP.

Procentul rămas este reprezentat în principal de informațiile și înregistrările care pot exista numai după desfășurarea activității și care presupun aplicarea manuală a înregistrărilor specifice

Nicio platformă nu poate completa în avans temperatura măsurată într-un frigider, produsele primite într-o anumită zi sau neconformitatea constatată într-un schimb de lucru. Există variante de automatizare pe care le promovăm și noi pentru a mai economisi timp dar codex.ro nu poate face asta pentru voi.

Ce trebuie să completeze organizația

Organizația descarcă și completează formularele care demonstrează aplicarea sistemului în activitatea curentă.

În funcție de activitate, acestea pot include:

• fișe de monitorizare a temperaturii;
• fișe de recepție a materiilor prime și produselor;
• registre de curățenie și dezinfecție;
• evidențe privind controlul dăunătorilor;
• fișe de trasabilitate;
• evidențe ale instruirii personalului;
• fișe pentru verificarea echipamentelor;
• înregistrări privind monitorizarea punctelor critice de control;
• evidențe privind neconformitățile;
• documentarea măsurilor corective;
• verificări și audituri interne;
• alte înregistrări specifice activității.

Sunt mult mai multe documente decât lista propusă de noi. Aceste documente trebuie completate la momentul și cu frecvența stabilite de organizație, în funcție de procedura aplicabilă.

Ele reprezintă dovada că sistemul nu există numai pe hârtie, ci este folosit în activitatea reală.

Cum folosiți documentația, pas cu pas

Pasul 1 — Activați nivelul de membru potrivit

Accesul la programele complete și la funcțiile de personalizare depinde de nivelul de membru activ.

Beneficiile, formatele disponibile, numărul de utilizatori și limitele fiecărui nivel sunt prezentate în secțiunea „Compară toate beneficiile”.

Pasul 2 — Completați profilul organizației

Înainte de generarea documentelor de plată, verificați datele din profil:

• denumirea completă a organizației;
• activitatea desfășurată;
• coordonatorul SMSA;
• coordonatorul HACCP, dacă este cazul;
• administratorul sau persoana care aprobă documentele;
• data adoptării;
• informațiile necesare semnării și asumării documentației.

Datele trebuie să fie corecte și actualizate. Documentele sunt generate pe baza informațiilor existente în cont la momentul respectiv.

Pasul 3 — Parcurgeți structura programului

Nu este recomandată descărcarea mecanică a tuturor documentelor. Noi nu vă recomandăm să descărcați documentele că este inutil. Sunt câteva mii de pagini și după ce le terminați de listat le veți uita cu siguranță undeva unde vor fi “puse bine să le găsiți”.

Parcurgeți programul în ordinea sa logică:

1. documentele de bază și organizarea sistemului;
2. programele preliminare și procedurile generale;
3. instrucțiunile de lucru;
4. analiza pericolelor și documentele HACCP;
5. planurile de monitorizare;
6. formularele și registrele;
7. verificarea și îmbunătățirea sistemului.

Consultantul CODEX AI și comunitatea vă pot ajuta să identificați resursele relevante și ordinea în care acestea trebuie analizate.

Pasul 4 — Verificați aplicabilitatea

Pentru fiecare document trebuie stabilit:

• dacă este aplicabil activității;
• cine răspunde de aplicare;
• ce trebuie modificat sau completat;
• ce formulare și înregistrări rezultă;
• cât de des trebuie realizată activitatea;
• cum se verifică aplicarea;
• ce dovezi trebuie păstrate.

Documentele care nu corespund activității nu trebuie adoptate doar pentru a mări volumul dosarului.

Pasul 5 — Generați documentul personalizat

Din pagina documentului utilizați funcția de generare sau descărcare PDF.

Platforma generează documentul folosind conținutul disponibil și datele completate în profilul membrului.

După generare, verificați antetul, datele organizației și conținutul înainte de salvare sau tipărire.

Dacă aveți planul de membru Organizație puteți descărca același document în format word editabil.

Pasul 6 — Adaptați și asumați documentul

Înainte ca documentul să intre în sistemul organizației, acesta trebuie, după caz:

• analizat;
• adaptat activității;
• completat;
• datat;
• aprobat;
• asumat de persoanele responsabile;
• comunicat celor care trebuie să îl aplice;
• implementat în activitatea efectivă.

Un document devine util prin aplicare, nu prin simpla sa existență în dosar.

Pasul 7 — Descărcați formularele operaționale

Fișele și registrele care trebuie completate periodic se descarcă separat. Pe acestea vă recomandăm insistent să le descărcați și să le completați.

Acestea pot fi completate fizic sau electronic, în funcție de procedura organizației și de cerințele aplicabile.

Pasul 8 — Păstrați înregistrările

Organizația trebuie să păstreze înregistrările rezultate din propria activitate într-o arhivă internă accesibilă și controlată timp de minim 2 ani.

Arhiva trebuie să permită identificarea:

• documentului utilizat;
• perioadei la care se referă;
• persoanei care a completat sau verificat;
• rezultatului monitorizării;
• eventualelor abateri;
• măsurilor luate;
• verificării eficienței acestora.

Ce se păstrează pe CODEX.RO și ce păstrează organizația

CODEX.RO păstrează și actualizează structura programelor, documentele generale și resursele disponibile nivelului de membru.

Cât timp calitatea de membru este activă, utilizatorul poate reveni la această structură, poate consulta versiunile disponibile și poate genera din nou documentele cu datele actualizate din profil.

Documentele personalizate sunt generate din conținutul CODEX.RO și din informațiile asociate contului. Ele nu trebuie confundate cu înregistrările zilnice completate de organizație.

Fișele de temperatură, recepțiile, registrele de curățenie, neconformitățile și celelalte dovezi rezultate din activitate trebuie păstrate de organizație în propria arhivă operațională.

Cu alte cuvinte:

• CODEX.RO păstrează structura, modelele și accesul la documentele actualizate;
• organizația păstrează dovezile concrete ale aplicării sistemului.

Pot fi prezentate documentele în timpul unui control?

Documentele personalizate pot fi accesate din cont sau descărcate în formatul disponibil și pot fi prezentate în cadrul unui control.

Pentru a avea valoare în sistemul propriu al organizației, documentele trebuie să fie:

• corecte;
• aplicabile activității;
• completate;
• actualizate;
• datate;
• aprobate și asumate;
• cunoscute de persoanele responsabile;
• aplicate în practică.

În timpul unui control pot fi solicitate nu doar procedurile, ci și înregistrările care demonstrează aplicarea lor: temperaturi, recepții, curățenie, trasabilitate, instruiri, verificări și măsuri corective.

Generarea unui PDF personalizat nu garantează acceptarea documentului și nu dovedește automat conformitatea. Autoritatea competentă apreciază documentația împreună cu activitatea reală, riscurile, înregistrările și măsurile implementate.

Este recomandată păstrarea unei copii accesibile și în situațiile în care conexiunea la internet nu este disponibilă.

Cine deține documentele?

Textele, structura programelor, modelele, procedurile și formularele CODEX.RO rămân protejate prin drept de autor și aparțin Asociației Codex sau titularilor indicați.

Completarea automată cu datele unei organizații nu transferă proprietatea intelectuală asupra modelului.

Membrul primește un drept de utilizare, nu dreptul de proprietate asupra documentelor CODEX.RO.

Ce permite dreptul de utilizare

În condițiile licenței și pe durata calității active de membru, organizația poate:

• accesa documentele incluse în nivelul său;
• genera și descărca formatele disponibile;
• completa și adapta documentele pentru activitatea proprie;
• integra documentele în propriul sistem SMSA/HACCP;
• utiliza documentele pentru instruirea personalului propriu;
• tipări documentele pentru uz intern;
• utiliza documentele în verificări și audituri interne;
• prezenta documentația în relația cu autoritățile, auditorii sau alte persoane îndreptățite;
• păstra înregistrările rezultate din aplicarea sistemului.

Dreptul este acordat numai organizației, locațiilor și utilizatorilor incluși în nivelul de membru.

Ce nu permite dreptul de utilizare

Fără acordul scris al Asociației Codex, documentele nu pot fi:

• vândute sau revândute;
• distribuite altor firme;
• publicate pe alte website-uri sau platforme;
• introduse în baze publice de documente;
• transmise persoanelor care nu au drept de acces;
• incluse în servicii comerciale oferite unor terți;
• prezentate ca fiind create integral de membru;
• folosite pentru realizarea documentației altor organizații;
• utilizate după încetarea dreptului acordat prin calitatea de membru.

Consultanții, auditorii și formatorii care doresc să folosească materialele în servicii oferite unor terți au nevoie de un drept sau de o licență distinctă.

Cât timp este valabil dreptul de utilizare

Dreptul de accesare, generare, adaptare și utilizare a documentelor CODEX.RO este legat de perioada în care calitatea de membru este activă și cotizația aferentă este achitată.

La încheierea perioadei de acces, se aplică prevederile Licenței CODEX și ale Termenilor și Condițiilor.

Reînnoirea calității de membru permite continuarea accesului la structura programelor, documentele actualizate și instrumentele aferente, fără reluarea întregului proces de la început.

Membrii care își reînnoiesc calitatea în condițiile stabilite de Asociație pot beneficia de reducerile și avantajele de continuitate valabile la momentul reînnoirii.

Înregistrările create și completate de organizație în activitatea sa trebuie păstrate de aceasta în conformitate cu obligațiile aplicabile și cu propriile reguli de arhivare.

Ce se întâmplă atunci când datele organizației se schimbă

Dacă se modifică datele firmei este necesar sa contactați echipa Codex.ro. Este posibil dar nu este garantat faptul că puteti schimba în functie de planul de membru următoarele date:

1. actualizați profilul;
2. verificați câmpurile utilizate pentru personalizare;
3. generați din nou documentele afectate;
4. analizați dacă modificarea impune revizuirea conținutului;
5. aprobați și comunicați noua versiune;
6. retrageți controlat versiunile care nu mai sunt aplicabile.

Documentele deja descărcate nu se actualizează automat pe dispozitivul utilizatorului. Pentru o versiune nouă trebuie generat un nou fișier.

Responsabilitățile CODEX.RO

CODEX.RO pune la dispoziția membrilor pentru a alege ce pot utiliza conform obiectului de activitate și a fluxurilor tehnologice specifice:

• structura generală a programelor;
• documentele și modelele incluse în nivelul de acces;
• mecanismul de personalizare pe baza datelor din profil;
• formatele de descărcare prevăzute pentru fiecare nivel;
• actualizările publicate pe platformă;
• instrumentele de orientare și organizare;
• comunitatea în care membrii pot pune întrebări și împărtăși experiențe.

Responsabilitățile organizației

Organizația este responsabilă pentru aplicare și implementarea conform normelor a programelor preoperationale, a programelor HACCP si SMSA:

• corectitudinea datelor introduse în profil;
• alegerea documentelor aplicabile;
• analiza pericolelor propriei activități;
• adaptarea conținutului;
• completarea formularelor;
• aprobarea și asumarea documentației;
• instruirea personalului;
• implementarea măsurilor;
• păstrarea înregistrărilor;
• verificarea eficienței sistemului;
• respectarea cerințelor legale;
• solicitarea sprijinului de specialitate atunci când situația o impune.

Întrebări frecvente

Lista de verificare înainte de folosirea unui document

Înainte de introducerea documentului în sistem, verificați:

• datele organizației sunt corecte;
• activitatea este descrisă corect;
• documentul este aplicabil;
• responsabilitățile sunt atribuite;
• produsele și fluxurile relevante sunt analizate;
• pericolele sunt evaluate;
• măsurile de control corespund realității;
• formularele necesare sunt disponibile;
• frecvențele de completare sunt stabilite;
• personalul a fost informat sau instruit;
• documentul este datat și aprobat;
• versiunea este controlată;
• aplicarea poate fi demonstrată prin înregistrări.

Documentele sunt începutul. Cultura se construiește prin aplicare.

CODEX.RO vă ajută să nu porniți de la zero. Pune la dispoziție structura, documentele, instrumentele și comunitatea necesare pentru dezvoltarea propriului sistem.

Organizația transformă aceste resurse într-un sistem real prin analiză, adaptare, asumare și aplicare consecventă.

Nu vă oferim doar acces la o bibliotecă de materiale și resurse. Echipa dumneavoastră lucrează alături de o întreagă comunitate, pentru ca informațiile să fie înțelese, adaptate și transformate în practici care funcționează în activitatea de zi cu zi.

Construim împreună cultura siguranței alimentelor.